E jak Entropia cz.3

Rozwijamy dalej słowo IDEA. Trzecia litera. E….

Jak opanować chaos?

Należy wyróżnić elementy i je od siebie oddzielić.
Inaczej wszystko będzie wrzucone do skoroszytu, jak do worka.

Jakie są główne elementy skoroszytu?

Z punktu widzenia analityka to

1) Dane
2) Formuły
3) Parametry
4) Słowniki

O czymś zapomniałem?
na razie mniejsza z tym.
Ważne jest, że te elementy są ważne i należy je trzymać oddzielnie. I obchodzić się z nimi w specyficzny sposób. Z każdym elementem trochę inaczej.


Opanowanie chaosu skoroszytów, to będzie temat tych rozważań.

Pisze się....

List otwarty

List otwarty
do uczestników Kongresów Controllingowych, Kongresów Business Intelligence

DOŚĆ TEORII!

Szanowni Państwo,
PT. Prezesi, Dyrektorzy Finansowi, Kierownicy Controllingu, Controllerzy (specjaliści) Finansowi, Księgowi, Analitycy Sprzedaży, Analitycy!

My, trenerzy, szkoleniowcy, specjaliści w zakresie użytkowania i zastosowań arkusza kalkulacyjnego, w szczególności systemu MS Excel, zwracamy się do Państwa z kilkoma, niewątpliwie trudnymi, ale jakże aktualnymi i ważnymi dla Waszej i naszej pracy, pytaniami. Są one związane z paradoksem, który obserwujemy od lat w naszej codziennej pracy oraz w lekturze agend wszelkich spotkań specjalistów controllingu oraz programach nauczania controllingu wyższych uczelni. Od razu zastrzegamy, że nie jest to specyfika polska – na całym świecie występuje tzw. Paradoks Excela.

Paradoks Excela
1. Czy to nie dziwne, że w znakomitej większości agend wszelkich kongresów/spotkań specjalistów finansowych brak jest jakiejkolwiek wiedzy narzędziowej?
Wszyscy Państwo pracujecie w arkuszu kalkulacyjnym, wszyscy tworzycie swoje modele finansowe w tym narzędziu, a nikt nie pokazuje JAK TO ROBIĆ, domyślnie uznając, że, skoro to robicie, to wiecie, jak to robić. Prawda jest jednak taka, a my wiemy to najlepiej – bo przecież uczymy na co dzień Was i Waszą kadrę analityczną – że poziom wykształcenia specjalisty finansowego w zakresie użytkowania jego, praktycznie, jedynego narzędzia pracy – arkusza kalkulacyjnego, pozostaje na poziomie samouka oraz radosnego odkrywania informatyki od podstaw. Wszak, ukochana przez Was, funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO to nic innego, jak proteza relacji tabel w relacyjnej bazie danych, a łącze excelowe, stanowczo nadużywane w Waszych raportach, to proteza konsolidacji danych z różnych ich źródeł.

2. Czy to nie dziwne, że 99% ogłoszeń o pracę dla analityka, zawiera, klasyczną już, formułę, że ma on reprezentować „ponadprzeciętną znajomość programu MS Excel”?
Kto publikuje te ogłoszenia – Wy przecież! Od pracowników oczekujecie znajomości arkusza kalkulacyjnego – pytamy, skąd ma on tę wiedzę posiąść, jeżeli konferencje omawiają wyłącznie aspekty merytoryczne (nie chcemy zarzucać teoretyzowania, ale fakty mówią same za siebie)

3. Czy to nie pomyłka, że od analityków oczekujecie „znajomości VBA”, „znajomości Accessa”, a nie podstaw informatyki w zakresie współpracy z bazami danych?
Język SQL, ODBC, OLE DB, ADO – to pojęcia, znane w informatyce od 25-10 lat, a ani WY, ani Wasza kadra nie wiecie co to i po co to jest! Naprawdę nie trzeba znać ani VBA, ani Accessa, żeby wykorzystać wszelkie dobrodziejstwa technologii informatycznej z poziomu Excela, Open/Libre Office’a. Kto z Was potrafi stworzyć prostą kwerendę do bazy danych?

4. Dlaczego nie potraficie krzyknąć „DOŚĆ TEORII!”?
Wszystkie agendy spotkań specjalistycznych naszpikowane są z jednej strony teorią, a z drugiej reklamami systemów Business Intelligence sponsorów tych konferencji. Dlaczego producenci systemów, które „wiedzą lepiej” mają w ogóle jakikolwiek posłuch u specjalistów? To nie wiecie, że jak tylko wrócicie do swoich firm/organizacji, to będziecie znowu i ciągle, i wciąż, pracować w arkuszu kalkulacyjnym? Kto ma się tego domagać, jak nie Wy, Praktycy?

Co jest centrum Waszego świata, świata raportów, analiz, sprawozdawczości?
Dlaczego dajecie sobie wciskać bajkę o super-systemie, który dostarczy Wam wiedzy, jednej wersji prawdy, rozwiąże za Was wszelkie problemy super-pulpitem?
Czy nie widzicie, że agendy tychże konferencji to jedna, wielka reklama, skierowana do, być może, specjalistów merytorycznych, ale jednocześnie dyletantów informatycznych? 
Przepraszamy za te słowa. Bardzo chcielibyśmy, żeby one Was nie dotyczyły.

Wojciech Gardziński
Krzysztof Rumiński
…

E jak Entropia. Cz. 2

Część 2 – Niewola czy bałagan? Wolność czy porządek? Niewola czy porządek? Wolność czy bałagan?

Zanim dojdziemy do konkretów - jeszcze jedno spojrzenie z lotu ptaka - na alternatywę. Albo lepiej na jej brak. Szczegóły i myki będą w następnych odcinkach. Najpierw motywacja. Trudno. Droga do profesjonalizmu jest trudna i wyboista.

Excel jest platformą budowy modeli matematycznych. Posiada nieograniczone możliwości łatwego tworzenia tabelek.

Od prostych podsumowań do skomplikowanych zestawień, wypełnionych najbardziej zaawansowanymi formułami. Z wykorzystaniem najtrudniejszych do pojęcia funkcji, kilku rodzajów obiektów: liczb, dat, wartości logicznych, tekstów.

Można odwoływać się do pojedynczych komórek i całych obszarów, przy pomocy adresów i przy pomocy nazw,  sprawdzać poprawność wpisywanych danych, formatować komórki w zależności od ich zawartości.

Można korzystać z danych zawartych w tym samym arkuszu, skoroszycie. Albo w innym skoroszycie. Albo pliku innego formatu niż Excel. Albo w profesjonalnej bazie danych umieszczonej na firmowym serwerze.

Nie ma żadnej trudności, żeby korzystać z danych znajdujących się w Internecie. Lub dostać się do baz relacyjnych znajdujących się  na ogromnych, multiterabajtowych serwerach; baz relacyjnych lub kostek OLAP, wykresów, map, zdjęć, filmów - znajdujących się w dowolnym miejscu kuli ziemskiej.

To znaczy, przepraszam, jest jedna trudność. Trzeba to umieć. No i trzeba mieć uprawnienia dostępu. A uprawnienia, jak wiadomo, nadaje się osobom zaufanym. To nie zabawa dla amatorów.

Excel ma genialną, jak każdy dobry program dzisiejszej doby, cechę: każdy w miarę inteligentny człowiek, praktycznie bez żadnego przygotowania, może zacząć w nim pracować. 

I stopniowo doskonalić swoje umiejętności oraz rozszerzać wiedzę o jego funkcjach. Po kilku latach tak się zadomowiliśmy w tym fascynującym świecie, że wydaje się nam, że jesteśmy naprawdę dobrzy. Wiem coś o tym. Miałem taką fazę. Teraz wiem, że nic nie wiem.

Ta cecha ma jednak znamiona syreniej zwodniczości. Pewnych rzeczy nigdy się nie domyślimy i pewnych umiejętności nigdy nie nabędziemy. Jeśli nie spotkamy na swojej drodze profesjonalisty z zacięciem przekazania swojej wiedzy i umiejętności, zostaniemy na etapie inteligentnego amatora, który potrafi wiele, prawie wszystko, ale w gruncie rzeczy nie potrafi tego, co powinien.

I w swej codziennej pracy wykonuje żmudnie wiele solidnej, nikomu niepotrzebnej roboty. Rzeczy, które można wykonać raz na zawsze, wykonuje raz na tydzień. Zaś z rzeczy, które mu zajmują najwięcej czasu, można by z biedą w ogóle zrezygnować.

Żeby to przezwyciężyć, trzeba skończyć jakiś dobry kurs, albo przynajmniej poczytać dobre książki. Albo rozgadane, marudzące blogi. Trzeba wyjść poza to, co jest naturalne. I wejść w coś, co niespodziewane. Zaskakująco proste i piękne.

Przestać być użytkownikiem zaawansowanym i zacząć być użytkownikiem profesjonalnym. Najpierw jednak trzeba wiedzieć, że tak się rzeczy mają. Po to właśnie był niniejszy odcinek.

Czy profesjonalista, znający i doceniający te możliwości zrezygnuje z nich w imię obiecywanego porządku, który zapewni mu ktoś inny? Nawet najbardziej renomowana firma – dostawca systemu BI?

Wolne żarty.

Taką niewolę w postaci pruskiego drylu, za cenę wycięcia w pień wszelkiej nowej myśli biznesowej i zamrożenia biznesu na czas, aż biznes upomni się o swoje prawa, może zaakceptować tylko jego szef. 

Szef zniecierpliwiony niekompetencją pracowników, bałaganem na dyskach, uzależnieniem od swoich kilku „specjalistów”. Bez których nie potrafi dowiedzieć się, jaki zysk przyniósł mu jego najlepszy klient i ile można mu dać rabatu na przyszły rok.

Taki szef zgodzi się z radością na nową nadzieję ostatecznego rozwiązania problemów z excelowymi specjalistami i na zamurowanie swojego biznesu przy pomocy raportów produkowanych przez najnowocześniejsze systemy BI. 

Aż do momentu, kiedy będzie musiał się z nimi z powrotem przeprosić, bo z tych raportów nic nie wynika. Od dawna zostały o rok za Murz…ups, za biznesem.

Wracamy do punktu wyjścia. Nie ma ostatecznych rozwiązań. Są tylko nowomodne, nieudane próby zorganizowania raju na ziemi. I wycofywanie się z nich ukradkiem, aby … powtarzać te same błędy.

Zostaje tylko tej nieszczęsny Excel. Genialny wynalazek. Po tym obrocie sprawy mamy wszystko.

I poczucie komfortu pracy w prestiżowym systemie, który zapewnia porządek  i daje piękne raporty (bez istotnej informacji, której brak z czasem coraz bardziej odczuwamy).

I przeklęty obciach pracy w Excelu. Z wynikami dokładnie takimi, jak chce szef. Obojętnie jakim kosztem.

Prawda? Nieprawda!

Profesjonalne zorganizowanie pracy w Excelu według wykładanej tu Idei daje możliwość, powtarzam, możliwość, nie gwarancję, satysfakcji z dostarczenia na czas dokładnej informacji, w wymaganym przez biznes zakresie.

I prestiżu bycia profesjonalistą. Prestiżu posiadania rzetelnych, przydatnych, rzadkich i nieco tajemnych dla profanów, umiejętności. 

Kto chce, niech czyta.

E jak entropia

Część 1 –Excelioza czy BI?

Motto:

A kapusta rzecze smutnie:

"Moi drodzy, po co kłótnie,

Po co wasze swary głupie,

Wnet i tak zginiemy w zupie!"

Jan Brzechwa

IDEA. Trzecia litera. IDE…

Dzień dobry. Dawno mnie nie było w tym cyklu. Bywałem w różnych miejscach, ale z tematem wiążą się tylko takie, dzięki którym mam teraz większą motywację, żeby go kontynuować.

Historię zacząłem i nie kończę, a tymczasem nasi konkurenci ideowi, specjaliści BI piszą tak:

Korzyści z BI w odniesieniu do zadań realizowanych w controllingu

„BI eliminuje praktycznie wszystkie problemy (!!! Wykrzyknik mój) związane z konsolidowaniem rozproszonych źródeł danych, gdyż gromadzi je w jednym miejscu i przetwarza bezpośrednio na użytek działań analitycznych oraz planowania i kontroli (podkreślenie moje).

W tłumaczeniu na polski:

„przetwarza na tablice i widoki (w najlepszym wypadku) lub na „raporty” zaśmiecone niepotrzebnymi znakami, liniami i innymi ozdobnikami, które czym prędzej „eksportujemy” do Excela, a najczęściej po prostu wklejamy i żmudnie przerabiamy któryś raz z rzędu na postać przydatną do analizy.”

A dalej …

„… controller (…) pełni funkcję doradcy menedżera (członka Zarządu,dyrektora domeny biznesowej itp.), wspierając go rzetelnymi informacjami zarządczymi tworzonymi z wykorzystaniem dostępnych narzędzi …”.

Tłumacząc na polski:

„wspierając go rzetelnymi informacjami zarządczymi uzyskanymi w Excelu przy pomocy funkcji Wyszukaj.Pionowo(), Fragment.Tekstu() i Jeżeli().

Oj, ale się nam konkurenci rozdokazywali! Trzeba dać odpór.

Wracamy do gry!

Entropia

Nie będę tego objaśniał. To tylko taki ozdobnik graficzny. Żebyście wiedzieli, że to poważna sprawa. No, bo to są całki. Pamiętacie?

Prawo natury mówi, że entropia się zwiększa. I doświadczenie to potwierdza.

Bo entropia, to uczona nazwa chaosu. Chaos. Nazwa mitologiczna. Doszło więc już do tego, że panowie uczeni napisali wzory na chaos. Ja byłem naprawdę oszczędny. Bo tych wzorów jest mnóstwo. Ja tylko tak, na postrach, jeden.

Artur Bloch, w książce „Kolejne prawa Murphy’ego” podaje bardziej przystępne …

Prawo Entropii (podobno Schopenhauera)

Jeśli łyżkę wina wlejesz do gnoju, to będziesz miał gnój.

Jeśli łyżkę gnoju wlejesz do wina, to będziesz miał gnój.

Wiemy więc, czego możemy się spodziewać. Jakie jest więc nasze zadanie? Jeśli jesteśmy ambitni, jeśli chcemy zostać profesjonalistami, musimy nauczyć się temu przeciwstawiać.

Użytkownik zaawansowany a profesjonalista

Czym się różni wiele umiejący, zaawansowany użytkownik Excela od profesjonalisty? Właśnie tym. Że jak spojrzycie na skoroszyt, dumnie przez niego prezentowany, to tylko siąść i płakać.

A zawiera on naprawdę niezwykle subtelne i unikalne wyliczenia trzeciej opcji wyliczanej rekurencyjnie według modelu Blacka-Scholesa dla wklejonych do tabelki szeregów czasowych za ostatnie 3 lata. Uwzględnia fluktuację geometryczną Browna, symuluje okresowe nieprawidłowości. I pozwala wyznaczyć minimalną strategię redukcji ryzyka.

Model godny profesora i maklera z czerwonymi szelkami w jednej osobie, czyli kandydata na prawdziwą gwiazdę mediów. A skoroszyt? Entropia – Gigant. Czyli bałagan, jak w koszarach w sobotę, gdy oficerowie poszli do domu.

Ale wyrażajmy się ściśle. Jeśli nie  będziemy się przeciwstawiać, zadziała Ringwalda Prawo geometrii…

zmodyfikowane (przez Lisa) jako ….

Lisa prawo rosnącego chaosu w skoroszycie

Każdy, własnoręcznie przez nas wstukany skoroszyt, w którym jest więcej, niż cztery arkusze, po piętnastu dniach będzie się nam jawił, jakby go stworzył ktoś inny, bardzo nam nieżyczliwy, złośliwy nieznajomy o dziwnych nawykach.

Profesjonalista ma w pamięci prawo Blocha, Ringwalda, Schopenhauera, Lisa e tutti quanti.  Albo nie zawraca sobie tym głowy, ale … zachowuje dyscyplinę.

- Ja to wszystko nabałaganiłem?

To najczęstsza myśl zaawansowanego użytkownika, który wraca z wakacji w świetnym humorze, odprężony a …. szef stoi nad nim z hamowaną wściekłością w oczach. Bo nikt nie potrafił obliczyć wskaźnika płynności. Coś się psuło i zamiast wskaźnika wychodził płotek (#####).

Cała praca zaczyna się od początku, no może z wyjątkiem wstukiwania na nowo niektórych napisów. Ale sposób obliczeń, miejsce wstawiania parametrów, metoda modyfikacji formuł, sposób korzystania z danych za dany okres?

Czarna dziura.

- Zaraz, zaraz, jak to było? Ten wzór – skąd ja go wziąłem? Z Internetu, z książki, czy z notatek? Czego ten szef się przyczepił, nie umiem tak myśleć pod presją. Uwaga! Uśmiech!

            - Tak, szefie, zaraz wszystko będzie działać, jak w zegarku, niech Pan mi da 15 minut, OK?

Excel jest platformą budowy modelu analitycznego. Prawie nieskończenie elastyczną. Bardziej elastyczną, niż papier, który przecież „wszystko przyjmie”.

Tutaj wystarczy wpisać liczbę, potem wskazać ją innej komórce i podać przepis, co z nią zrobić. Od tej chwili wszystko działa. Niezależnie od tego, czy to jeszcze potrzebne, czy nie. Czy to aktualne. I czy w komórce źródłowej jest jeszcze liczba, czy może wstawiliśmy tam przez pomyłkę imię pracownika. Albo zero, gdy przepis przewidywał wstawienie tej liczby do mianownika ułamka.

Możliwość wiązania ze sobą komórek w skomplikowane zależności staje się natychmiast powodem do odwołania się do komórki A z komórki B, a do komórki B z komórki C. I tak dalej. Aż do powstania arkusza, niczym talerz spaghetti. Tyle, że bez smaku i zapachu właściwego temu wspaniałemu daniu. Chyba, że po tygodniu. Brrr!

Po co ja to wszystko opisuję? Przecież każdy to zna i przeżył dziesiątki razy. Bo nie wie, jak sobie z tym poradzić.

Opisuję to dlatego, żeby przygotować grunt do obrony przed ciężkimi zarzutami wytaczanymi przeciw Excelowi przede wszystkim przez firmy dostarczające produkty Business Intelligence.

Zarzut w stosunku do platformy Excela

„Utrzymywanie modeli analitycznych w Excelu prowadzi do nieudokumentowanego bałaganu, nad którym nikt nie panuje i grozi nieobliczalnymi konsekwencjami utraty danych i informacji a nawet utraty wypracowanej żmudnie metody przetwarzania danych w informacje.”

Takie mniej więcej ostrzeżenia kierują pod adresem platformy Excela ludzie, którzy udowadniają, że BI jest dobry na wszystko. Ale takiej piosenki jeszcze nikt nie napisał. Co najwyżej kilka pseudonaukowych artykułów.

Czy to prawda? Jest jeszcze gorzej. Nie tylko prawdą jest, że to prowadzi do bałaganu. Ten bałagan jest faktem powszechnym. Piewcy BI nie mówią tylko, że ten bałagan jest taki sam w firmach, które nie mają BI, jak i w firmach, które BI mają. Dlaczego? Patrz poprzednie wpisy. Zwłaszcza wpis

Wstęp. Do czego służy Excel?

Prawo powszechnej exceliozy Lisa-Witalisa ...
... mówi wyraźnie:

Wszyscy i tak skończymy w … Excelu.

Skoro przed Excelem nie ma ucieczki trzeba się z tym pogodzić.

Ale zarzut o bałagan jest skierowany pod niewłaściwym adresem. To trochę tak, jak by mieć pretensję do plaży, że tak naśmiecili plażowicze. Albo do warsztatu, że narzędzia nie poukładane.

Producenci BI oferują nam porządek i bezpieczeństwo ale zabierają swobodę, elastyczność i szybkość zmian w rytm życia przedsiębiorstwa.

Próbują rozwiązać kwadraturę koła. Im większe bezpieczeństwo i porządek, tym mniejsza elastyczność, zdolność do przystosowania się.

A niewłaściwa architektura, organizacja, przydział uprawnień i toporność funkcji naśladujących Excela dopełniają reszty. Zamiast huśtawki montują nam szubienicę. Ale nie odbiegajmy od tematu. O architekturze (A – ostatnia litera) będzie w następnych odcinkach.

Nie będę pytał, co wybieracie. Bo wiem. Zawsze wybieracie te trzy ostatnie cechy. Kosztem pierwszych dwóch. Zawsze wybieracie Excela.

To nie jest problem wyboru. To zagadnienie rozwiązania problemu bezpieczeństwa i porządku przy zachowaniu swobody działania. Bez tej swobody nie ma w ogóle odpowiednio pełnej, aktualnej informacji. Na czas. I  - właściwego zarządzania.

Skoro nie mamy problemu wyboru, trzeba się zastanowić, jak wyeliminować wady platformy Excela a nie, jak ją zastąpić.

I o tym będzie w następnym odcinku.

Mały przerywnik w tym przeciągającym się wykładzie o "ambitnym" Excelu. "Nasza doktryna"

Muszę zrobić małą przerwę. Odpoczynku, z uwagi na leniwe tempo nie potrzebujemy, ale zmiana nastroju?

Mój partner ogłosił niedawno wpis, którego nie mogę potraktować, jak inne.
Napisał lekkim, żartobliwym językiem, niejako w rytmie polskiego rapa, coś, co stanowi kongenialny wykład naszego podejścia do koncepcji "biznes intelidżens". Że się nieco dostosuję do jego poetyki.

Ja tu piszę po staroświecku i rzadko. On buzuje temperamentem i używa młodzieżowego języka ustawionych czterdziestolatków.
Niech tak będzie. W końcu biajem, jak on to wdzięcznie nazywa, czyli profesjonalnie oprzyrządowaną analiza biznesową, zajmują się raczej ludzie w jego wieku, niż w moim.

Ważne jest, że wyraził w krótkim tekście kwintesencję swojej (naszej) filozofii życiowej, przełożonej na podejście do BI.

Mogę więc zastosować słynną na całym świecie, chociaż całkowicie zapoznaną, co do istoty, "metodę Nikodema Dyzmy".

Która przyniosła mu tak znakomity sukces w Polskim Banku Zbożowym.
Ach te polskie sukcesy państwowej przedsiębiorczości. Ostatnie, jakie zanotowaliśmy, były właśnie autorstwa Nikodema Dyzmy.

Jak to nasz znakomity Nikodem, ulubieniec sfer rządowych i najpiękniejszych dam II Rzeczypospolitej powiedział?


- Jak co mówi Krzepicki, to znaczy, że ja tak zdecydowałem i nie ma o czym gadać.

I właśnie tak mogę powiedzieć o tym tekście Wojciecha Gardzińskiego:
- Jak co tu napisał Gardziński, to ja tak myślę....
Ale gadać zawsze jest o czym. Bo nie mam władzy Nikodema. Na szczęście.

Oddaję mu głos (poetyka, stylistyka, ortografia i interpunkcja - oryginalne. Le style c'est l'homme...) :
------------------------------------------------------------------------

Co ma zrobić firma, żeby mieć dobrą analizę
- puścić wszystko "na excelka" (90% przypadków), czy też kupić biaja i potem się martwić?

Ci zexcelkowani marzą o biaju, jako o rozwiązaniu swoich problemów,
ci zbiajowani ćwiczą wyłącznie excelka i narzekają.
Tu się chyba zgadzamy(?)

Więc, jak jest dobrze?
Ja uważam (nie bez wpływu tej naszej młócki) (tu - chodzi o dyskusję na Golden Line, przypis cytujacego), że firma powinna się zachowywać tak, jak państwo - tworzyć INFRASTRUKTURĘ.

A na dole wolność gospodarcza i to do bólu.
Budować autostrady i drogi powiatowe. Reszta to gestia samorządów i prywatnych właścicieli posesji.

Tłumacząc na informatykę - firma ma sobie zapewnić ERPa - i to ma, bo inaczej by nie żyła - i, uwaga - podstawową hurtownię danych (autostrada).

HD (hurtownie pomniejsze), również, ale z umiarem i na wyraźne zapotrzebowanie (drogi wojewódzkie).

I na tym poprzestać! Żadnych pulpitów, szerpointów, JWPów! (to oryginalny akronim WG - Jedna Wersja Prawdy, czyli jedyna wersja (upierdliwej) procedury, która jest przewidziana, w przeciwieństwie do tysiąca i jeden opowieści z fascynującego życia, których system nie przyjmuje - przypis cytującego)

Biznes, rozwijając się, tworzy potrzeby - małe HD - wydziałowe, tematyczne - to drogi powiatowe, też tworzone od góry, ale już na potrzebę oddolną.
HDA (analityków) to już drogi dojazdowe do posesji, tworzone wyłącznie z budżetów działów itp.

Tak jest, partnerze!
To trzeba opatentować! To jest doktryna BI WG z "uwentualnym" udziałem KR, jeśli pozwolisz.

Wykład inauguracyjny na uroczystym otwarciu Studium Podyplomowego Self-Service BI na Politechnice Opolskiej. Zapraszamy.

D jak Dane

Rozwijamy słowo IDEA. Druga litera. Już mamy I D ....

Przypominam: O danych. O profesjonalizmie. O Excelu. A właściwie nie całkiem. Teraz raczej o „Excelu w kontekście”.
Jednak jeśli chcemy spojrzeć w drugie oblicze Światowidowego Ducha Profesjonalizmu, musimy zacząć od podstaw.

Zacząć…

Może taka scenka?

Słonecznego ranka, w sobotę, podczas wiosennych porządków w ogródku, pan Zygmunt, właściciel segmentu na podwarszawskim osiedlu, zauważył dziwne, białe plamy na świerku, rosnącym w rogu.
Zaniepokojony, rzucił grabie i poleciał po komórkę, aby zrobić zdjęcie gałązce z plamami. Wsiadł w samochód i popędził do oddalonego o kilkanaście kilometrów marketu budowlanego, chwalącego się, że jego doradcy rozwiążą każdy problem.

I rzeczywiście. Doradca, po obejrzeniu zdjęcia i krótkiej rozmowie poradził kupić środek grzybobójczy do rozpuszczenia w wodzie i ręczne urządzenie do oprysku.
Klient podszedł do kasy, gdzie zapłacił za lekarstwa na swoje kłopoty niecałe 30 złotych gotówką.
Kasjerka, zanim wydała mu paragon, stanowiący jednocześnie dowód zakupu i podstawę ewentualnej rękojmi, poprosiła o kod pocztowy.

Pan Zygmunt, zadowolony, z uczuciem ulgi, bez oporów podał kod i wrócił do swojego ogródka i do swoich spraw. Świerk był uratowany.

Co tu jest ciekawego?

Ktoś przytomny w zarządzie firmy handlowej postanowił zbierać dane. Wdrożył genialnie prostą procedurę. Nobel! I w systemie informatycznym firmy dokonał się właśnie akt

zapisania danych o ... f a k c i e.

Można teraz rozważać przez kilka rozdziałów, co można z taką informacja zrobić, ile to daje korzyści. Jeśli się ją przetworzy i wyciągnie odpowiednie wnioski. No i j a k to zrobić. Ale na to trochę za wcześnie.
Na razie skupmy się na samym fakcie.

Fakt

Pojęcie podstawowe w analizie biznesowej.

Paragon, który zawiera informacje o pozycjach zakupu, ilościach, cenach, podatku VAT, dacie (i godzinie!) oraz wartości zakupu został uzupełniony o ważną daną. O miejscu zamieszkania klienta z dokładnością do urzędu pocztowego, czyli o kodzie pocztowym.

Fakt. Pojęcie podstawowe. Ale można je rozebrać na czynniki jeszcze bardziej pierwotne. I pokazać,
jakie składowe musi mieć taki zestaw danych, żeby był faktem. Bo nie wszystkie dane to fakty.
Najważniejszą cechą faktu nie jest bynajmniej ten sprytnie zdobyty, kod pocztowy.

Miara

Najważniejsze jest, by fakt posiadał składową o nazwie m i a r a. Wartość zakupów. A właściwie, wartości zakupów na poszczególnych pozycjach. Bo mamy tu do czynienia z faktem złożonym.
Bez miary nie ma faktu. Możemy mieć mnóstwo danych, które nie są faktami. Pan Zygmunt mógł pójść do tego sklepu, ale nic nie kupić. Doradca mógł nie mieć dla niego czasu, albo nie wiedział, co poradzić na dziwne, białe plamy. I pan Zygmunt wrócił z niczym.
Przy wyjściu przez bramkę „bez zakupów”, ochroniarz mógłby go nawet zapytać o kod pocztowy. Zakładając nawet, że rozczarowany klient miałby ochotę odpowiedzieć, to na co taka informacja mogła się komu przydać? Nie ma ona miary. Sklepy nie robią jeszcze analizy ruchu zwiedzających bez zakupów. A może robią? Ale my się tym nie zajmujemy.

Tak więc fakt musi mieć miarę. Minimum jedną. Czasem kilka. W omawianym przypadku może to być liczba sztuk zakupionych produktów, liczba asortymentów, podatek VAT w rozbiciu na asortymenty, jeśli stawki są różne.

Miara - to liczba, określająca w jakiś sposób stopień wagi faktu czyli coś w rodzaju jego ciężaru gatunkowego. Żeby można było porównać zakup pana Zygmunta z innym zakupem. Dodać je razem. Dodać wszystkie zakupy z danego dnia. Tygodnia. Wszystkie zakupy dla kodu pocztowego, który podał pan Zygmunt. Wszystkie zakupy dla opryskiwaczy. Albo obliczyć średnią. Albo odszukać zakup największy.

Atrybut

Jeśli mamy miarę, dysponujemy faktem biznesowym. Ale fakt musi mieć jeszcze jedną składową. Przynajmniej jedną. To składowa, którą określmy nazwą atrybut.

Atrybutem może być właśnie kod pocztowy. Ale również nazwa produktu lub jego indeks. Data zakupu. Razem trzy atrybuty.
Można również uzyskać atrybuty pochodne. Można na przykład rozszyfrować kod pocztowy i uzyskać atrybut – „dwa pierwsze znaki kodu”. Będziemy mieli wówczas informację nie tylko o urzędach pocztowych ale o jednostkach terytorialnie większych.
Również data może być źródłem co najmniej dwóch pochodnych atrybutów: rok i miesiąc zakupu.
Dodajmy jeszcze, że atrybut nazywany jest jeszcze kilkoma imionami: kryterium, cecha, wymiar.

Co począć z takim faktem?

W ten sposób wyprawa pana Zygmunta stała się źródłem danych o fakcie, który ma:

Siedem atrybutów:
data, miesiąc, rok zakupu, kod pocztowy, dwa znaki kodu, nazwa artykułu, cena

i

dwie miary:
wartości zakupu netto asortymentu i ilości zakupu asortymentu. Podatki sobie darujemy.

Jeśli zgromadzimy w Excelu dane o faktach z pewnego okresu, dostaniemy następującą tabelkę:

Tabela Faktów

Skąd się te dane tam wzięły? Na pewno nikt ich tam nie będzie wklepywał z klawiatury. Nie te czasy. Ale o tym sobie porozmawiamy później.
Teraz jednak odpowiedzmy sobie na dwa podstawowe pytania:

Czy osiągnęliśmy cel, mając takie dane?
Czy takie ułożenie faktów jest wygodne, czy też należałoby układ ulepszyć?
Rozważmy to po kolei.

Pytanie 1: Czy taka tabelka stanowi dobry punkt wyjścia do analizy?

Odpowiedź jest pozytywna. Spójrzmy, co dostaliśmy: Każdy fakt, opisany w jednym wierszu o stałej strukturze, posiada siedem atrybutów i dwie miary. Skupmy się na jednej mierze: wartości sprzedaży netto, którą określimy po prostu sprzedażą.

Możemy teraz sumować miarę ogółem (całkowita sprzedaż netto), oraz według poszczególnych atrybutów. Np. wartość sprzedaży opryskiwaczy, wartość sprzedaży w kwietniu, wartość sprzedaży w 2010 roku. No i wartość sprzedaży dla kodu 00, czyli śródmieścia Warszawy.
Dysponujemy wiedzą o sprzedaży zarówno w czasie, w zakresie asortymentu, jak i w zakresie miejsca zamieszkania naszych klientów.

Możemy planować zaopatrzenie w towary dla różnych okresów - sezonowo – (dla poszczególnych odcinków roku lub miesiąca), jak też profilować nasze akcje promocyjne, kierując je do rejonów, gdzie mamy najwięcej, lub najlepszych klientów.

Pytanie 2: Czy takie ułożenie faktów jest wygodne?

Najpierw, żeby być ścisłym, opiszmy w punktach dobrą formę ułożenia danych.

1. Pierwszy wiersz jest nagłówkiem tabeli.
2. Każda kolumna jest opisana odpowiednim napisem w nagłówku, który określa, jakie dane znajdują się w kolumnie. To nazwa pola lub kolumny.
3. W kolumnie (polu) znajdują się zawsze dane tego samego rodzaju. W naszym wypadku mamy dziewięć kolumn. Siedem atrybutów, dwie miary.
4. W każdym wierszu (rekordzie) znajduje się ten sam zestaw danych. W tej samej kolejności.
5. Wiersze odróżniają się pewnym polem o unikalnej wartości, którego tu, dla jasności obrazu nie umieściliśmy: identyfikatorem wiersza. Na razie pomińmy ten problem.
6. Opisaliśmy każdą tabelkę, która spełnia postulat wygody. Ta konkretna tabelka, ze względu na jej zawartość, treść, jest tabelą faktów.
Bo zawiera zapis zdarzeń biznesowych, zachodzących w czasie, względnie często.
I dlatego interesujących nas, jako analityków biznesowych.
Faktów podlegających analizie.

To nie jedyny rodzaj tabel, jakie występują w analizie biznesowej.
Innego rodzaju tabelki, które są interesujące i ważne, omówimy później.

Porządek. Podstawa profesjonalnej analizy. Odwrotność entropii, czyli chaosu. Ale o tym będzie później.

Czy to wygodne? Tak! To najlepsza forma. Zamiast dowodu, przykład najprostszy.

Jak najszybciej ustalić sprzedaż dla Bielan w roku 2010 ?

Wystarczy skorzystać z filtru Excela: Zakładka Dane i ikonka lejka.
Następnie trzeba odchylić myszką strzałeczkę w prawym dolnym rogu nagłówka kolumny C (Rok) i wybrać rok 2010. Potem to samo zrobić z nagłówkiem kolumny E (pierwsze dwie cyfry kodu pocztowego). Następnie ustawić się w komórce znajdującą się pod ostatnim wierszem w kolumnie I (miara Wartość sprzedaży netto).
Teraz do wyboru: albo skrót klawiszowy {Alt + =} albo kliknięcie na ikonkę z wielką literą sigma – autosumowanie. W komórce I73 pojawi się formuła wyliczająca wartość sprzedaży netto dla żądanych kryteriów:

=SUMY.CZĘŚCIOWE(9;I2:I72)

Analiza faktów dla Bielan i roku 2010

To nie jest dowód, że taka forma jest najlepsza. Ale to jest mocne uzasadnienie. I to na razie musi nam wystarczyć.

Profesjonalizm. Po kolei.

Właściwie powinienem się wstydzić. Zacząłem cykl o obliczach profesjonalizmu od tego, co widać. Podążyłem za modą na PR – p i  a r. A fe!

Jedyne usprawiedliwienie, to fakt, że mam dużo do czynienia z „prawie” profesjonalistami. O słówku „prawie” można by tak:

Amerykański film „Kobieta Roku”.  Z roku 1942-go. Z udziałem Katarzyny Hepburn i Spencera Tracy. Komedia romantyczna.

Urocza, inteligentna i ambitna dziennikarka Tess, świeżo upieczona żona Sama, dziennikarza sportowego, upiera się, że kobieta jest tak samo godna podziwu, jak mężczyzna. Wtedy widocznie jeszcze nie było to takie oczywiste. Ale trochę się zapędza. Stwierdza, że między kobietą i mężczyzną nie ma żadnej różnicy. Sam patrzy na nią filuternie.

- Żadnej?

            - No, może taka maleńka…
Sam już jej dłużej nie męczy.

- Wiesz, Tess, jak mówią Francuzi? Vive cette petite difference! (Niech żyje ta maleńka różnica!)

            Początek sceny miłosnej, dyskretnie wyciemniany przez napis KONIEC.

Między „ prawie” i profesjonalistą jest właśnie taka „maleńka” różnica. I z pozycji „prawie” możemy wznieść też ten okrzyk. Ale zanim wzniesiemy, trzeba tę różnicę jakoś krótko i wyraziście opisać.

Spróbujmy użyć popularnego chwytu z akronimem.

Excel, program do ładnych tabelek dla inteligentnych samouków.

lub

Excel, profesjonalne narzędzie Business Intelligence.

Oto alternatywa. Wybierajcie! Oto IDEA.

Na czym polega różnica? Może być wyjaśniona właśnie tym akronimem. I D E A.

Parzysta liczba liter. Światowidowe oblicze profesjonalizmu. Dwie dotyczą Excela, „jako takiego”. Dwie Excela „w kontekście”.

Interface. Dane. Entropia. Architektura.

Dzisiaj jeszcze raz o tym, co widać. Ale nie całkiem. Bo niektóre rzeczy, chociaż dotyczą interfejsu, nie są widoczne. A trzeba o nich wiedzieć

I jak interface, a może już zwyczajnie, interfejs.  ("Excel, jako taki").

Interfejs to właśnie coś, co widać. I widać, jak się nim posługujesz.

Już było.

Teraz przykład.Oto tabelka.

Uruchommy na chwilkę wyobraźnię.  Bo tu, na rysunku, to tylko przykład (12 wierszy i 8 kolumn). A jeśli liczy ona, powiedzmy, ponad cztery tysiące wierszy i kilkadziesiąt kolumn? Jak ją szybko „ogarnąć”?

Szef chce szybko wiedzieć, co to za dane, ile ich jest i w jakim zakresie się zawierają.

A gdyby ich było kilkanaście tysięcy wierszy? Kilkadziesiąt?

A może tu jest kilka tabelek poprzedzielanych pustymi wierszami, lub kolumnami?

Będziemy klikać myszką do obiadu? I ciągle nic nie wiemy. Bo wierszy może być nawet milion. A kolumn pare tysięcy.

Znasz ten trik: Ctrl + Strzałka w dół/bok?  Można wtedy przesunąć aktywna komórkę „do pierwszej przeszkody”.  Nic ci nie pomoże. Co chwilę będziesz wpadał w „dół”. Denerwujące bardziej niż przewijanie kółkiem myszy.

Spróbuj Ctrl + „Szara gwiadka”, nad numeryczna dziewiątką. Albo Ctrl+Shift+8 – (to ta ósemka nad klawiaturą główną). Czyli, właściwie też gwiazdka, bo nad ósemką, „na shifcie”, jest właśnie gwiazdka.

Zaznaczyłeś całą, nawet taką dziurawą, tablicę.

{Ctrl + gwiazdka} - to operacja zaznaczania „obszaru bieżącego”. Obiektu bardzo ważnego w Excelu. Właśnie takiego, jak ta „dziurawa” tabelka. Czyli zbioru przylegających do siebie wszystkich, niepustych komórek.

Po zaznaczeniu możesz zrobić kilka ciekawych rzeczy.

Możesz na przykład obejść cała tabelkę wokoło, nie zważając na dziury. {Ctrl + kropka}. Ta kropka po prawej stronie głównej klawiatury, na dole. Klawisz drugi w prawo od litery „M”.

Każde użycie tego skrótu przeniesie cię w inny róg zaznaczonej tabelki. Nie ważne, ile wierszy miała.

Możesz zobaczyć, jak daleko sięga tabelka, czy nie ma granic miedzy nią, a jakąś drugą, niewidoczną na początku. Masz więc szybki ogląd danych.

A jak taką tabelkę teraz podsumować?

Trzeba umieć nieco skorygować zaznaczony obszar w dół i w bok. Wciskamy „Shift” i używamy raz klawisza strzałki w dół {Shift + ↓}, raz – strzałki w prawo {Shift + →}.

Obszar zaznaczony jest teraz powiększony o jeden wiersz pod spodem tabelki i o jedną kolumnę po prawej stronie. Jeśli teraz użyjemy skrótu {Alt + =}, tabelka zostanie podsumowana wierszami, kolumnami i jeszcze w lewym, dolnym rogu, będzie suma wszystkich liczb.

A jak sformatować liczby do ulubionego formatu księgowych i analityków? To później. Może ktoś się zainteresuje.

Na razie tylko podkreślmy: interfejs, „to, co widać”, sfera współpracy użytkownika z programem to pierwszy obszar,  w którym objawia się profesjonalizm. Bo ona decyduje o efektywności pracy. I o wrażeniu.

Nie tylko skróty klawiszowe. Również „sekwencje”, czyli kolejne uderzenia w  klawisze, zaczynając od klawisza Alt. Szczególnie wygodne w Excelu do 2003. Później mniej. Ale kilka sekwencji bardzo przydatnych.

Np: Alt, P, B - to sekwencja wywołująca opcje Excela 2007 i 2010.

A tam? Cała masa ustawień interfejsu!

Ustawienia wyglądu ekranu, sposób przeliczania skoroszytu, ścieżki domyślnego położenia plików.

Ustawienia o zaufanych dodatkach, czyli aplikacjach pomocniczych, specjalizowanych.

Zabezpieczenia przed niechcianymi makrami.

Zabezpieczenia przed zmianą określonych komórek przez „naiwnego” użytkownika naszych arkuszy.

Nieco trudniejsze jest zabezpieczenie przed wpisaniem do komórki niewłaściwej wartości, która nie ma sensu i skutkuje błędami w formułach lub ustawienie formatu warunkowego: dla liczb ujemnych – czerwona czcionka, albo: przekroczony termin płatności – czerwone tło komórki.

Zabezpieczenie przed wpisaniem dwa razy tego samego identyfikatora do pewnej kolumny wymaga już znajomości formuł i specjalnej funkcji: Licz.Jeżeli().

I wiele innych ustawień, które pozwolą dostosować  interfejs Excela do twoich profesjonalnych wymagań w większym stopniu, niż świeżo zakupionego, czerwonego jaguara z siedzeniami jeszcze obitymi folią. A z których wielu „zaawansowanych” użytkowników nawet nie wie, jak skorzystać.

A to tak, jakby jeździć czerwonym jaguarem, nie tylko nie zdejmując folii, ale nawet nie regulując odległości siedzenia od pedałów i kierownicy. I narzekać, jaki ten jaguar jest niewygodny. Zupełnie, jak ten Excel jest nieprzystosowany do poważnych zastosowań.