czwartek, 5 maja 2011

Profesjonalizm. Po kolei.

Właściwie powinienem się wstydzić. Zacząłem cykl o obliczach profesjonalizmu od tego, co widać. Podążyłem za modą na PR – p i  a r. A fe!
Jedyne usprawiedliwienie, to fakt, że mam dużo do czynienia z „prawie” profesjonalistami. O słówku „prawie” można by tak:

Amerykański film „Kobieta Roku”.  Z roku 1942-go. Z udziałem Katarzyny Hepburn i Spencera Tracy. Komedia romantyczna.


Urocza, inteligentna i ambitna dziennikarka Tess, świeżo upieczona żona Sama, dziennikarza sportowego, upiera się, że kobieta jest tak samo godna podziwu, jak mężczyzna. Wtedy widocznie jeszcze nie było to takie oczywiste. Ale trochę się zapędza. Stwierdza, że między kobietą i mężczyzną nie ma żadnej różnicy. Sam patrzy na nią filuternie.
- Żadnej?
            - No, może taka maleńka…
Sam już jej dłużej nie męczy.
- Wiesz, Tess, jak mówią Francuzi? Vive cette petite difference! (Niech żyje ta maleńka różnica!)
            Początek sceny miłosnej, dyskretnie wyciemniany przez napis KONIEC.

Między „ prawie” i profesjonalistą jest właśnie taka „maleńka” różnica. I z pozycji „prawie” możemy wznieść też ten okrzyk. Ale zanim wzniesiemy, trzeba tę różnicę jakoś krótko i wyraziście opisać.

Spróbujmy użyć popularnego chwytu z akronimem.

Excel, program do ładnych tabelek dla inteligentnych samouków.
lub
Excel, profesjonalne narzędzie Business Intelligence.


Oto alternatywa. Wybierajcie! Oto IDEA.

Na czym polega różnica? Może być wyjaśniona właśnie tym akronimem. I D E A.

Parzysta liczba liter. Światowidowe oblicze profesjonalizmu. Dwie dotyczą Excela, „jako takiego”. Dwie Excela „w kontekście”.

Interface. Dane. Entropia. Architektura.

Dzisiaj jeszcze raz o tym, co widać. Ale nie całkiem. Bo niektóre rzeczy, chociaż dotyczą interfejsu, nie są widoczne. A trzeba o nich wiedzieć

I jak interface, a może już zwyczajnie, interfejs.  ("Excel, jako taki").

Interfejs to właśnie coś, co widać. I widać, jak się nim posługujesz.
Już było.
Teraz przykład.Oto tabelka.



















Uruchommy na chwilkę wyobraźnię.  Bo tu, na rysunku, to tylko przykład (12 wierszy i 8 kolumn). A jeśli liczy ona, powiedzmy, ponad cztery tysiące wierszy i kilkadziesiąt kolumn? Jak ją szybko „ogarnąć”?

Szef chce szybko wiedzieć, co to za dane, ile ich jest i w jakim zakresie się zawierają.
A gdyby ich było kilkanaście tysięcy wierszy? Kilkadziesiąt?
A może tu jest kilka tabelek poprzedzielanych pustymi wierszami, lub kolumnami?
Będziemy klikać myszką do obiadu? I ciągle nic nie wiemy. Bo wierszy może być nawet milion. A kolumn pare tysięcy.

Znasz ten trik: Ctrl + Strzałka w dół/bok?  Można wtedy przesunąć aktywna komórkę „do pierwszej przeszkody”.  Nic ci nie pomoże. Co chwilę będziesz wpadał w „dół”. Denerwujące bardziej niż przewijanie kółkiem myszy.

Spróbuj Ctrl + „Szara gwiadka”, nad numeryczna dziewiątką. Albo Ctrl+Shift+8 – (to ta ósemka nad klawiaturą główną). Czyli, właściwie też gwiazdka, bo nad ósemką, „na shifcie”, jest właśnie gwiazdka.

Zaznaczyłeś całą, nawet taką dziurawą, tablicę.

{Ctrl + gwiazdka} - to operacja zaznaczania „obszaru bieżącego”. Obiektu bardzo ważnego w Excelu. Właśnie takiego, jak ta „dziurawa” tabelka. Czyli zbioru przylegających do siebie wszystkich, niepustych komórek.

Po zaznaczeniu możesz zrobić kilka ciekawych rzeczy.

Możesz na przykład obejść cała tabelkę wokoło, nie zważając na dziury. {Ctrl + kropka}. Ta kropka po prawej stronie głównej klawiatury, na dole. Klawisz drugi w prawo od litery „M”.
Każde użycie tego skrótu przeniesie cię w inny róg zaznaczonej tabelki. Nie ważne, ile wierszy miała.

Możesz zobaczyć, jak daleko sięga tabelka, czy nie ma granic miedzy nią, a jakąś drugą, niewidoczną na początku. Masz więc szybki ogląd danych.

A jak taką tabelkę teraz podsumować?

Trzeba umieć nieco skorygować zaznaczony obszar w dół i w bok. Wciskamy „Shift” i używamy raz klawisza strzałki w dół {Shift + ↓}, raz – strzałki w prawo {Shift + →}.

Obszar zaznaczony jest teraz powiększony o jeden wiersz pod spodem tabelki i o jedną kolumnę po prawej stronie. Jeśli teraz użyjemy skrótu {Alt + =}, tabelka zostanie podsumowana wierszami, kolumnami i jeszcze w lewym, dolnym rogu, będzie suma wszystkich liczb.

A jak sformatować liczby do ulubionego formatu księgowych i analityków? To później. Może ktoś się zainteresuje.

Na razie tylko podkreślmy: interfejs, „to, co widać”, sfera współpracy użytkownika z programem to pierwszy obszar,  w którym objawia się profesjonalizm. Bo ona decyduje o efektywności pracy. I o wrażeniu.

Nie tylko skróty klawiszowe. Również „sekwencje”, czyli kolejne uderzenia w  klawisze, zaczynając od klawisza Alt. Szczególnie wygodne w Excelu do 2003. Później mniej. Ale kilka sekwencji bardzo przydatnych.
Np: Alt, P, B - to sekwencja wywołująca opcje Excela 2007 i 2010.

A tam? Cała masa ustawień interfejsu!

Ustawienia wyglądu ekranu, sposób przeliczania skoroszytu, ścieżki domyślnego położenia plików.
Ustawienia o zaufanych dodatkach, czyli aplikacjach pomocniczych, specjalizowanych.
Zabezpieczenia przed niechcianymi makrami.
Zabezpieczenia przed zmianą określonych komórek przez „naiwnego” użytkownika naszych arkuszy.

Nieco trudniejsze jest zabezpieczenie przed wpisaniem do komórki niewłaściwej wartości, która nie ma sensu i skutkuje błędami w formułach lub ustawienie formatu warunkowego: dla liczb ujemnych – czerwona czcionka, albo: przekroczony termin płatności – czerwone tło komórki.

Zabezpieczenie przed wpisaniem dwa razy tego samego identyfikatora do pewnej kolumny wymaga już znajomości formuł i specjalnej funkcji: Licz.Jeżeli().

I wiele innych ustawień, które pozwolą dostosować  interfejs Excela do twoich profesjonalnych wymagań w większym stopniu, niż świeżo zakupionego, czerwonego jaguara z siedzeniami jeszcze obitymi folią. A z których wielu „zaawansowanych” użytkowników nawet nie wie, jak skorzystać.

A to tak, jakby jeździć czerwonym jaguarem, nie tylko nie zdejmując folii, ale nawet nie regulując odległości siedzenia od pedałów i kierownicy. I narzekać, jaki ten jaguar jest niewygodny. Zupełnie, jak ten Excel jest nieprzystosowany do poważnych zastosowań.

3 komentarze:

  1. Szanowny, pozwolisz, że skomentuję...

    Osztwa, nie wiedziałem, ja nie wiedziałem!
    Że tabelka +1 wiersz +1 kolumna i [Alt+=] robi podsumowania na dole i po prawej za jednym zamachem... (myślałem, że albo-albo)
    Warto czytać ;)

    OdpowiedzUsuń
  2. No coś podobnego!
    No Panie Psorze! Panie Psorze!
    A ja tu nawijam o profesjonalizmie!
    Całe szczęście, że nikt tu nie zagląda :)
    .
    Ale fakt, całe życie się uczymy...

    OdpowiedzUsuń

 Wydawnictwo Helion - pliki przykładów z wydanych książek informatycznych, jak ściągnąć? Wpis nie sponsorowany Helion wydaje ważne dla mnie ...