Komunikat o Studiach Podyplomowych "Excel w controllingu dla zaawansowanych"

Zakończyliśmy właśnie zajęcia na drugiej edycji Studiów Podyplomowych:

MS Excel w controllingu dla zaawansowanych

To nie jest reklama. To uprzejma informacja dla wielu zainteresowanych i pytających. :)
Kto pierwszy raz i nie wie o co chodzi, podaję linki.

Studia specjalistyczne analityków biznesowych. Teoria i praktyka. Część I

Studia specjalistyczne analityków biznesowych. Teoria i praktyka (część 2)
Studia specjalistyczne analityków biznesowych. Teoria i praktyka (część 3)

Trzecia edycja trwa już od października.

Zapisy na edycję czwartą zostały zakończone z braku miejsc. Rusza od marca.
(przyp.10.03.2014: już ruszyła. Odbyły się dwa weekendowe zajęcia. Świetna grupa :) )
Wobec dużego zainteresowania, postanowiono uruchomić edycję piątą!
Rusza od kwietnia. Są jeszcze miejsca.

Edycja warszawska ciągle jeszcze się waha. Czy wejdziemy na teren  lwa (żeby nie mówić o jaskini)? Proszę śledzić dalsze komunikaty...

Nie jest to sytuacja zwyczajna na Studiach Podyplomowych. Było kilkadziesiąt projektów. Ruszyło osiem. Nasz projekt jest jednym z najbardziej obleganych. Czy może gdzieś jest łatwiej?
Jak na "byle co", (określenie pewnego trolla z cenzusem na znakomitym GL o naszej koncepcji i o naszych kompetencjach) to chyba nie byle co?

Tylko kilka zdań refleksji

Fascynująca Przygoda

W tej naszej "przygodzie ze Studiami" zasmakowaliśmy czegoś fascynującego, co składa się na rzetelną działalność akademicką.

W kontakcie ze słuchaczami Studiów, o wyższej, niż studenci, samoświadomości, z ludźmi, którzy mają już doświadczenia łączenia wiedzy i praktyki, doskonalimy przekaz, pogłębiamy samo - rozumienie naszej koncepcji.
Przypomnę - architektury SOA - oraz procesu excelocentrycznej, profesjonalnej analizy w tej architekturze - z dodatkową warstwą danych, należącą do analityka.

Weryfikujemy jej sensowność i przydatność w warunkach dużych firm, które albo mają system raportowy (tzw.BI) albo "tylko" system ERP.
Poprzez konkretne, praktyczne zastosowania - dostrzegamy nowe aspekty naszej "teorii".
Chyba na tym polega praca na uczelni? Muszę o tym jeszcze podyskutować z naszymi kolegami - akademikami. Bo niby już to wiedziałem, ale teraz to mnie znowu zafascynowało.

Dla mnie osobiście wielką pomocą są rozwiązywane "zadania domowe".
Jeśłi już się wynuka ich przysłanie. Nigdy 100% uczestników. Ale większość. Po trudach.
Trzeba popracować nad formami nacisku...

To lustro mojej "dydaktycznej siły rażenia".
Niespodzianki, że to, co dla mnie było oczywiste, budzi powszechne trudności.
Możliwość oceny, gdzie się kończy sztampa, a zaczyna samodzielne myślenie.

Zaskakujące zastosowania typowych, zdawałoby się problemów.
Trudne, wymagające wiele nakładu pracy własnej i konsultacji dodatkowych, ale efektywne i efektowne koncepcje, podejmowane przez niedocenionych słuchaczy.  Które materializują się  w proces przełomowy dla firmowej analizy. I budzą prawdziwą satysfakcję zarówno dydaktyka, jak i słuchacza. To jednak już rzadkość, godna oryginalnej, o pracochłoności wyższej od przeciętnej, pracy dyplomowej.

"Nareszcie poczułem możliwości"

Przyjemne i "kontrowersyjne" są prośby o przysłanie gotowych rozwiązań.

"bo muszę to szybko zastosować w firmie". 

Wtedy dusza dydaktyka cierpi, bo słuchacz powinien to już umieć, i walczy o lepsze z duszą "wynalazcy", szczęśliwego, że wynalazek jest tak upragniony.

"Efekt dydaktyczny"

Dlaczego w cudzysłowie? Bo to jest efekt u prowadzącego, nie u słuchacza. Coś komuś tłumacząc, lepiej precyzujemy pojęcia, dostrzegamy, co jest ważne a co nieistotne.

Nasi słuchacze nie tylko słuchają i rozumieją nasz tok rozumowania i "teoryzowania".
Oni mają swoje konkretne, profesjonalne potrzeby, które wyrażają na przerwach zajęć i w e-mailach.
My też się od nich uczymy.

Excel, jako konkurent biajów, czy partner?

Nasi przeciwnicy twierdzą, że ani jedno, ani drugie. Excel - to getto. Trzeba się jak najszybciej wydostać. I wejść do świata profesjonalnej analizy.
A my?
Kolejny raz potwierdziliśmy nasz ogląd sytuacji: "wszyscy robią analizy w Excelu", korzystając, zarówno ze źródeł danych z eksportów z systemów BI, z systemów ERP, jak i z innych, zupełnie dowolnych.

Nie wyklucza to wykorzystania przez menadżerów raportów generowanych przez systemy raportujące, przygotowane najczęściej przez samych dostawców bi - ajów. Drogie, trudne w modyfikacji, czasem zresztą działające w zbyt długim cyklu odświeżania, jak na potrzeby bieżącej analizy.

Ale ta frekwencja i atmosfera na zajęciach mówi za siebie.
Można to też zanegować:
Na moją opinię:

Na Studia przychodzą tylko tacy, którzy to rozumieją.
Widzą nieakceptowane braki środowiska analizy i swoje trudności w zmianie tego stanu rzeczy.
Te trudności chcą usunąć przez podwyższenie swoich kwalifikacji. Kończą studia usatysfakcjonowani. Przynajmniej niektórzy, zwłaszcza tacy, którzy przyłożyli się na zajęciach.

Zapytają ci, co negują i hejtują:

Ale może inni, nie tyle nie rozumieją roli Excela w analizie, ile rozumieją, że ta rola nie jest tak ważna?

Nie rozstrzygajmy tego. My się zajmujemy tymi, którzy się z nami zgadzają i im chcemy pomóc.
Reszta niech sobie pomaga na swój sposób. Prawdopodobnie "sama sobie szkodzi" grzęznąc w exceliozie. Ale to legalne.
Na ich nawracanie przyjdzie czas, kiedy "partia rozsądku" zdobędzie wyższą pozycję i wyjdzie z "getta excela".

Studia specjalistyczne analityków biznesowych. Teoria i praktyka (część 2)

link do części pierwszej

Kompleks Informatyczny - etiologia

Dalszy ciąg refleksji po zakończeniu pierwszej edycji studiów podyplomowego „MS Excel w controllingu dla zaawansowanych” (EXC) ze szczególnym uwzględnieniem bloku - Informatyczny Warsztat Controllera (IWC).

Sformułowany w pierwszej części niniejszego cyklu cel dydaktyczny Informatycznego Warsztatu Controllera (eliminowanie informatycznego kompleksu u słuchaczy Studiów), wymaga bliższego wyjaśnienia.

Na kompleks ten składają się trzy charakterystyczne cechy często spotykane u przeciętnego analityka/controllera.

1.       Excelioza, czyli zaawansowane, lecz nieoptymalne, a więc nieprofesjonalne i prowadzące do problemów, użytkowanie głównego narzędzia analizy - Excela

2.       Bariera danych, czyli

a.       Braki w wiedzy o strukturze danych oraz o języku ich opisu i manipulacji

b.      Braki w umiejętnościach posługiwania się danymi do analizy i controllingu, ze szczególnym uwzględnieniem współczesnych baz danych

oraz

3.       Bariera informatyki, albo Alienacja informatyczna, czyli

a.       Trudności w porozumieniu się z profesjonalnymi informatykami, a zwłaszcza brak umiejętności stawiania im zadań i rozliczania z ich wykonania

b.      Niski stopień rozumienia natury procesów informatycznych, a zwłaszcza ich składników i struktury, czyli architektury środowiska informatycznego wspierającego analityka.

Skutkuje to:

c.       powstaniem wspomnianej bariery między specjalistami od rozwiązywania merytorycznych zagadnień a wspomagającymi ich informatykami.

d.      trudnościami z włączeniem się analityka/controllera w obieg informacji,

e.      poczuciem obcości wobec infrastruktury informatycznej, teoretycznie stworzonej dla jego potrzeb.

Kompleks informatyczny – diagnoza

Pokonanie opisanego kompleksu, ze szczególnym uwzględnieniem tych dwóch barier,  jest kluczowe dla rozwiązania ważnych problemów analizy/controllingu.

Czy informatycy, jako wspierający analityków "konsultanci",  są w stanie tu coś pomóc? Niestety, niewiele.

Informatyk słabo rozumie zagadnienia merytoryczne controllingu i analizy biznesowej a zwłaszcza praktyczne wymogi ich modelowania i rozwiązywania (np.zmian w modelu rozwiązania w "rytm biznesu").
Naturalną specyfikację problemu w Excelu ("standard przemysłowy"!) rozpatruje wyłącznie pod kątem potrzeb projektu informatycznego. Problemy analityka z profesjonalizacją tej "specyfikacji" nic go nie obchodzą.
Mało tego. Dostrzegane przez niego "naiwności" rozwiązania "exceliotycznego" bierze za ich cechę wrodzoną.
"Excel, excelioza", wiadomo!"
I faktycznie, owa "specyfikacja", obarczona błędem "exceliozy", pozostawia wiele do życzenia.

Ale, paradoksalnie, informatyk słabo zna Excela, więc mimo świadomości niedostatków specyfikacji, sam nie umiałby jej sprofesjonalizować.

Z drugiej strony jest pozbawiony kompleksów, za to pełen zawodowej pychy, poczucia fachowości, a nawet wyższości w stosunku do swoich „klientów”,  którzy nie rozumieją „podstawowych rzeczy”.

Sam zaś rozumie tylko język algorytmów i schematów. W skrajnych wypadkach – wymaga specyfikacji problemu „w narzędziu”, czyli na platformie jakiegoś systemu generowania raportów. Które to narzędzie potrafi później generować  schematy i algorytmy .

Firmy wspierające analizę i controlling wysyłają więc „konsultantów”, którzy pełnią rolę tłumaczy z „controllingowej exceliozy” na „informatyczną grypserę”.
Pierwszej nie rozumieją informatycy, drugiej - controllerzy.
Łańcuszek procesu tradycyjnego rozwiązywania powstających problemów się wydłuża. I podraża.

Skutek jest zawsze ten sam:
Informatycy umacniają się w przekonaniu, że problem muszą rozwiązać „po swojemu” a analityk po „niezdarnym” wytłumaczeniu konsultantowi „o co chodzi”, raczej przeszkadza niż pomaga.
Systemy informatyczne wspierające analizę/controlling słabo korespondują z wymaganiami a w każdym razie niemal zawsze są spóźnione w stosunku do zmieniających się potrzeb.

A analitycy? Ratują się … exceliozą.

Kompleks informatyczny – propozycja terapii

Jakie jest wyjście?  Są dwa.

          a) Niektórzy będą twierdzić, że – wyjściem jest (dalsze) usprawnienie procesu informatycznego

     b)  My twierdzimy, że jedynym wyjściem jest usprawnienie procesu analizy w Excelu. Z Excelem w  roli głównej.  
Zaprojektowanie procesu zintegrowanego z danymi i z infrastrukturą informatyczną. 
Pokazanie analitykom/controllerom drogi do tajemniczego i pozornie nieprzystępnego świata informatyki. Drogi, której szukają trochę po omacku. Którą wreszcie rozpoznają, jako prowadzącą do ICH celu.

Pokazanie im, że – „to takie proste!”

Prawidłowo skonstruowany proces analizy w Excelu, oprócz wartości użytkowej, może być – prototypem znacznie sztywniejszego, ale prostszego w obsłudze i rozpowszechnianiu, rozwiązania na platformie jakiegoś systemu raportującego. Łatwego do prowadzenia „polityki informacyjnej” i „polityki bezpieczeństwa”. Abstrahując od ich złudnej skuteczności i bezalternatywności.

Jesteśmy wprawdzie przekonani, że dobrze skonstruowany proces analizy na platformie Excela, wspomagany oprogramowaniem zintegrowanym z platformą Excela właśnie,  będzie wypierać  tradycyjne rozwiązania informatyczne.

Ale to już inna historia.

To sprawa rozpowszechnienia powszechnej praktyki na przypadki wielkich korporacji, gdzie Excel króluje, ale "jakby" - "nielegalnie".
Ale początek, powinien być zawsze taki: Najpierw prototyp w Excelu. Według reguł sztuki.

I właściwie „prawie” jest. Niestety obarczony brzemieniem kompleksu informatycznego analityków. W exceliozie i przy pomocy przeklejek. W wersji zaawansowanej, zautomatyzowanych. Nie prototyp, tylko prowizorka. Najtrwalsze rozwiązanie we wszechświecie. Wymagające wiele żmudnej, nikomu niepotrzebnej roboty za każdym razem.  

Raz na tydzień, zamiast raz na zawsze.

Wnioski

Diagnoza jest oczywista.

Istnieje poważny problem na styku analityk/ controller jako użytkownik systemów wspierających proces analizy z jednej strony i  „informatyk wspierający” z drugiej. Jedną z jego przyczyn jest kompleks informatyczny aktorów procesu analizy/controllingu.

Pokonanie kompleksu informatycznego jest zadaniem dla analityka/controllera. Nasze doświadczenia w tym zakresie są jednoznaczne. Nikt go tutaj nie wesprze ani nie zastąpi. Nikt nie jest w stanie mu pomóc . Żaden doradca ani konsultant. Tylko on sam. I my go do tego zadania przygotowujemy.

Link do części trzeciej

Następne odcinki Refleksji będą dotyczyć składników kompleksu oraz konfrontacji naszych zamierzeń z pierwszymi doświadczeniami dydaktycznymi.

E jak entropia

Część 1 –Excelioza czy BI?

Motto:

A kapusta rzecze smutnie:

"Moi drodzy, po co kłótnie,

Po co wasze swary głupie,

Wnet i tak zginiemy w zupie!"

Jan Brzechwa

IDEA. Trzecia litera. IDE…

Dzień dobry. Dawno mnie nie było w tym cyklu. Bywałem w różnych miejscach, ale z tematem wiążą się tylko takie, dzięki którym mam teraz większą motywację, żeby go kontynuować.

Historię zacząłem i nie kończę, a tymczasem nasi konkurenci ideowi, specjaliści BI piszą tak:

Korzyści z BI w odniesieniu do zadań realizowanych w controllingu

„BI eliminuje praktycznie wszystkie problemy (!!! Wykrzyknik mój) związane z konsolidowaniem rozproszonych źródeł danych, gdyż gromadzi je w jednym miejscu i przetwarza bezpośrednio na użytek działań analitycznych oraz planowania i kontroli (podkreślenie moje).

W tłumaczeniu na polski:

„przetwarza na tablice i widoki (w najlepszym wypadku) lub na „raporty” zaśmiecone niepotrzebnymi znakami, liniami i innymi ozdobnikami, które czym prędzej „eksportujemy” do Excela, a najczęściej po prostu wklejamy i żmudnie przerabiamy któryś raz z rzędu na postać przydatną do analizy.”

A dalej …

„… controller (…) pełni funkcję doradcy menedżera (członka Zarządu,dyrektora domeny biznesowej itp.), wspierając go rzetelnymi informacjami zarządczymi tworzonymi z wykorzystaniem dostępnych narzędzi …”.

Tłumacząc na polski:

„wspierając go rzetelnymi informacjami zarządczymi uzyskanymi w Excelu przy pomocy funkcji Wyszukaj.Pionowo(), Fragment.Tekstu() i Jeżeli().

Oj, ale się nam konkurenci rozdokazywali! Trzeba dać odpór.

Wracamy do gry!

Entropia

Nie będę tego objaśniał. To tylko taki ozdobnik graficzny. Żebyście wiedzieli, że to poważna sprawa. No, bo to są całki. Pamiętacie?

Prawo natury mówi, że entropia się zwiększa. I doświadczenie to potwierdza.

Bo entropia, to uczona nazwa chaosu. Chaos. Nazwa mitologiczna. Doszło więc już do tego, że panowie uczeni napisali wzory na chaos. Ja byłem naprawdę oszczędny. Bo tych wzorów jest mnóstwo. Ja tylko tak, na postrach, jeden.

Artur Bloch, w książce „Kolejne prawa Murphy’ego” podaje bardziej przystępne …

Prawo Entropii (podobno Schopenhauera)

Jeśli łyżkę wina wlejesz do gnoju, to będziesz miał gnój.

Jeśli łyżkę gnoju wlejesz do wina, to będziesz miał gnój.

Wiemy więc, czego możemy się spodziewać. Jakie jest więc nasze zadanie? Jeśli jesteśmy ambitni, jeśli chcemy zostać profesjonalistami, musimy nauczyć się temu przeciwstawiać.

Użytkownik zaawansowany a profesjonalista

Czym się różni wiele umiejący, zaawansowany użytkownik Excela od profesjonalisty? Właśnie tym. Że jak spojrzycie na skoroszyt, dumnie przez niego prezentowany, to tylko siąść i płakać.

A zawiera on naprawdę niezwykle subtelne i unikalne wyliczenia trzeciej opcji wyliczanej rekurencyjnie według modelu Blacka-Scholesa dla wklejonych do tabelki szeregów czasowych za ostatnie 3 lata. Uwzględnia fluktuację geometryczną Browna, symuluje okresowe nieprawidłowości. I pozwala wyznaczyć minimalną strategię redukcji ryzyka.

Model godny profesora i maklera z czerwonymi szelkami w jednej osobie, czyli kandydata na prawdziwą gwiazdę mediów. A skoroszyt? Entropia – Gigant. Czyli bałagan, jak w koszarach w sobotę, gdy oficerowie poszli do domu.

Ale wyrażajmy się ściśle. Jeśli nie  będziemy się przeciwstawiać, zadziała Ringwalda Prawo geometrii…

zmodyfikowane (przez Lisa) jako ….

Lisa prawo rosnącego chaosu w skoroszycie

Każdy, własnoręcznie przez nas wstukany skoroszyt, w którym jest więcej, niż cztery arkusze, po piętnastu dniach będzie się nam jawił, jakby go stworzył ktoś inny, bardzo nam nieżyczliwy, złośliwy nieznajomy o dziwnych nawykach.

Profesjonalista ma w pamięci prawo Blocha, Ringwalda, Schopenhauera, Lisa e tutti quanti.  Albo nie zawraca sobie tym głowy, ale … zachowuje dyscyplinę.

- Ja to wszystko nabałaganiłem?

To najczęstsza myśl zaawansowanego użytkownika, który wraca z wakacji w świetnym humorze, odprężony a …. szef stoi nad nim z hamowaną wściekłością w oczach. Bo nikt nie potrafił obliczyć wskaźnika płynności. Coś się psuło i zamiast wskaźnika wychodził płotek (#####).

Cała praca zaczyna się od początku, no może z wyjątkiem wstukiwania na nowo niektórych napisów. Ale sposób obliczeń, miejsce wstawiania parametrów, metoda modyfikacji formuł, sposób korzystania z danych za dany okres?

Czarna dziura.

- Zaraz, zaraz, jak to było? Ten wzór – skąd ja go wziąłem? Z Internetu, z książki, czy z notatek? Czego ten szef się przyczepił, nie umiem tak myśleć pod presją. Uwaga! Uśmiech!

            - Tak, szefie, zaraz wszystko będzie działać, jak w zegarku, niech Pan mi da 15 minut, OK?

Excel jest platformą budowy modelu analitycznego. Prawie nieskończenie elastyczną. Bardziej elastyczną, niż papier, który przecież „wszystko przyjmie”.

Tutaj wystarczy wpisać liczbę, potem wskazać ją innej komórce i podać przepis, co z nią zrobić. Od tej chwili wszystko działa. Niezależnie od tego, czy to jeszcze potrzebne, czy nie. Czy to aktualne. I czy w komórce źródłowej jest jeszcze liczba, czy może wstawiliśmy tam przez pomyłkę imię pracownika. Albo zero, gdy przepis przewidywał wstawienie tej liczby do mianownika ułamka.

Możliwość wiązania ze sobą komórek w skomplikowane zależności staje się natychmiast powodem do odwołania się do komórki A z komórki B, a do komórki B z komórki C. I tak dalej. Aż do powstania arkusza, niczym talerz spaghetti. Tyle, że bez smaku i zapachu właściwego temu wspaniałemu daniu. Chyba, że po tygodniu. Brrr!

Po co ja to wszystko opisuję? Przecież każdy to zna i przeżył dziesiątki razy. Bo nie wie, jak sobie z tym poradzić.

Opisuję to dlatego, żeby przygotować grunt do obrony przed ciężkimi zarzutami wytaczanymi przeciw Excelowi przede wszystkim przez firmy dostarczające produkty Business Intelligence.

Zarzut w stosunku do platformy Excela

„Utrzymywanie modeli analitycznych w Excelu prowadzi do nieudokumentowanego bałaganu, nad którym nikt nie panuje i grozi nieobliczalnymi konsekwencjami utraty danych i informacji a nawet utraty wypracowanej żmudnie metody przetwarzania danych w informacje.”

Takie mniej więcej ostrzeżenia kierują pod adresem platformy Excela ludzie, którzy udowadniają, że BI jest dobry na wszystko. Ale takiej piosenki jeszcze nikt nie napisał. Co najwyżej kilka pseudonaukowych artykułów.

Czy to prawda? Jest jeszcze gorzej. Nie tylko prawdą jest, że to prowadzi do bałaganu. Ten bałagan jest faktem powszechnym. Piewcy BI nie mówią tylko, że ten bałagan jest taki sam w firmach, które nie mają BI, jak i w firmach, które BI mają. Dlaczego? Patrz poprzednie wpisy. Zwłaszcza wpis

Wstęp. Do czego służy Excel?

Prawo powszechnej exceliozy Lisa-Witalisa ...
... mówi wyraźnie:

Wszyscy i tak skończymy w … Excelu.

Skoro przed Excelem nie ma ucieczki trzeba się z tym pogodzić.

Ale zarzut o bałagan jest skierowany pod niewłaściwym adresem. To trochę tak, jak by mieć pretensję do plaży, że tak naśmiecili plażowicze. Albo do warsztatu, że narzędzia nie poukładane.

Producenci BI oferują nam porządek i bezpieczeństwo ale zabierają swobodę, elastyczność i szybkość zmian w rytm życia przedsiębiorstwa.

Próbują rozwiązać kwadraturę koła. Im większe bezpieczeństwo i porządek, tym mniejsza elastyczność, zdolność do przystosowania się.

A niewłaściwa architektura, organizacja, przydział uprawnień i toporność funkcji naśladujących Excela dopełniają reszty. Zamiast huśtawki montują nam szubienicę. Ale nie odbiegajmy od tematu. O architekturze (A – ostatnia litera) będzie w następnych odcinkach.

Nie będę pytał, co wybieracie. Bo wiem. Zawsze wybieracie te trzy ostatnie cechy. Kosztem pierwszych dwóch. Zawsze wybieracie Excela.

To nie jest problem wyboru. To zagadnienie rozwiązania problemu bezpieczeństwa i porządku przy zachowaniu swobody działania. Bez tej swobody nie ma w ogóle odpowiednio pełnej, aktualnej informacji. Na czas. I  - właściwego zarządzania.

Skoro nie mamy problemu wyboru, trzeba się zastanowić, jak wyeliminować wady platformy Excela a nie, jak ją zastąpić.

I o tym będzie w następnym odcinku.