Studia specjalistyczne analityków biznesowych. Teoria i praktyka (część 3)

Praktyka, praktyka …

W praktyce - charakteryzuje nas (współautorów Studiów) pewne zacięcie „ewangelizacyjne” wśród „pogan”*, którzy nie tylko uparcie nie chcą się „nawrócić”, ale jeszcze obrzucają nas obelgami.

Ta reakcja z jednej strony nas umacnia. Zawsze to lepsze, niż obojętność. Z drugiej, rodzi potrzebę potwierdzenia, że idziemy słuszną drogą. Myślimy … i korygujemy. Ewentualnie. Na razie tylko korygujemy wykonanie. Nie korygujemy podejścia. Podejście pogłębiamy.

Dlatego teraz opiszę pierwsze doświadczenia z konfrontacji naszych idei w realu, nie w Internecie.

Po kolei.

Uczestnicy

Uczestnikami pierwszej edycji studiów byli w przeważającej części (ponad połowa) pracownicy działów analiz i controllingu dużych, międzynarodowych firm, znanych na całym świecie. A z tej grupy - przeważająca część - to światowe korporacje z kapitałem europejskim, amerykańskim i dalekowschodnim.

Z jednej strony – to trochę smutno, bo zbyt kosmopolitycznie. Prestiżowo, ale – w tym prestiżowym towarzystwie, za mało swojsko. Jak na mój gust. Na pocieszenie - z tych najbardziej ambitnych - nie największa – jedna firma z kapitałem polskim. Jaskółka.

Ale ze strony drugiej – tym lepsza nasza referencja. Właśnie oni, pracownicy międzynarodowych korporacji i ambitnych, nowoczesnych firm walczących o rynki na całym świecie, zlecieli się, niby szpaki na dojrzałe wiśnie – na zajęcia „MS Excel w controllingu, dla zaawansowanych”.

A na pytanie – „kto ma w pracy ten wspaniały system na literę S albo na literę O?” - las rąk.

Na drugie pytanie: „No to czego wy tu szukacie?” – pełen zrozumienia – śmiech. I od razu jesteśmy wśród swoich, wśród analityków i controllerów.

Poziom kultury informatycznej wśród uczestników

Poziom wiedzy o Excelu oraz o metodach analizy biznesowej przy użyciu tego narzędzia, sądząc z naszego, wieloletniego doświadczenia dydaktycznego – solidnie powyżej średniej.

Jakiś uczestnik wydaje się nawet nie potrzebować żadnej nowej wiedzy o funkcjonalności Excela. Ma braki w SQLu i czeka, aż przestaniemy nudzić o Excelu. Kilka osób potrafi  zrobić standardową kwerendę.

Ktoś nawet zna coś więcej niż podstawy SQL-a i okazuje się pomocny w debugowaniu zdania SQL, które prowadzący uparł się, żeby działało. A nie chciało.

Percentyl 5% słuchaczy całej naszej działalności dydaktycznej.

Mimo to, a może właśnie dlatego, błyskawicznie uzyskujemy porozumienie z uczestnikami na gruncie naszego podejścia. Jeden z uczestników już na pierwszej przerwie podchodzi do mnie i mówi właściwie coś szokującego.

„Ja wiem, o co panu chodzi. Pan zmierza do zorganizowania środowiska wokół Excela w optymalną architekturę”.

Dlaczego ta wypowiedź tak mnie zaszokowała? Ponieważ tematem zajęć nie była żadna architektura. Nie puszczałem żadnych slajdów. Nie „teoryzowałem”. Nie użyłem ani razu słowa „architektura”. Po prostu prowadziłem zajęcia tak, żeby uczestnicy sporządzili raport uwzględniając uniwersalne formuły, zasilane danymi. Taki raport, który będzie żył długo. Aż do zmiany jego struktury i funkcjonalności. Aż do zmiany modelu biznesowego, który za nim stoi. 

Nowe dane i nowe wartości raportu – w odległości dwóch kliknięć.

Opinia jednego z uczestników

To wypowiedź nie pierwsza, ani pewnie nie ostatnia…

Mój rozmówca, poproszony o krótką pisemną ocenę zajęć, pisze maila.

Oto obszerne fragmenty:

„(pełnię) funkcję specjalisty ds. controllingu i analiz biznesowych. Wcześniej realizowałem zadania, będąc odpowiedzialny za controlling grupowy. Firma (…) zatrudnia ponad 1000 osób, (… )należy do grupy … – łącznie 10 zakładów na świecie.

(…) Uważam, że zajęcia spełniły (przynajmniej w moim przypadku) jedną bardzo istotną funkcję – uświadomiły mnie, że architektura „bałaganu” nie jest jedyną opcją, choć myślę, że niestety jeszcze przeważa w działach analitycznych. Zacząłem się zastanawiać, jakie są przyczyny tak złego stanu? Nasunęły mi się następujące odpowiedzi:

1)      Brak kształcenia w takiej materii – w większości uczymy się technik (VBA, SQL itp.), niestety sama technika bez funkcjonowania w „optymalnym” środowisku nic nie zmieni;

2)      Dane źródłowe – obserwując swoje „podwórko” dostrzegam, że około 30% danych pochodzi ze źródeł zewnętrznych (raporty o konkurencji, dane z artykułów branżowych, raporty organizacji zrzeszających innych producentów itp.). (…)

3)      Ludzka psychika – Pracując 4 lata w działach analitycznych dostrzegam takie oto zachowanie: pojawiają się dane (…) źródłowe (tzw. INPUT) oraz (…)

oczekiwania (najczęściej przełożonych, bądź standardy grupowe) co do formy wyjściowej (tzw. OUTPUT).
Analityk (ponieważ zwykle walczy z czasem) pragnie jak najprędzej wykonać najgorszą rzecz, która rzuca go w opisane „błoto”:

Tworzy linki, przekleja, ręcznie przerabia. Efekt: straty czasu i moim przypadku moralny kac, że chyba istnieje jakieś wyjście z tego „błota”. Analitykowi brakuje warstwy pośredniej (może nie tak pięknej, ale bogatej w zasoby), nazwanej przez Panów DMA;

Pamiętam moją reakcję po wyjściu z sali w pierwszym dniu zajęć – było mi wstyd, że w tak małym stopniu wykorzystuję sposób postępowania pokazany przez Pana. Myślę, że na dzień dzisiejszy ok. 30% moich analiz jest realizowanych zgodnie z SOA.

Znowu zadałem sobie pytanie  – dlaczego? Przecież znam techniki (dobrze poruszam się w arkuszu, znam elementy VBA i SQL).

Niestety prawda jest okrutna: zwykle wybieramy proste rozwiązania nie wymagające myślenia. Działanie zgodne z SOA wymaga najpierw przemyślenia tematu – efekty są później zdumiewające. Kojarzy mi się to z manewrem wyprzedzania na drodze – jest on ryzykowny, najpierw musimy wykonać szereg czynności – odpowiednio się przygotować, ale w efekcie możemy jechać szybciej, zamiast całe życie „przeklejać” dane.

Zatem perspektywy zastosowania architektury SOA w mojej praktyce zawodowej są ogromne. (Podkreślenie KR)

Muszę tylko potraktować to jako formę inwestycji, której na początku zawsze ponosi się większe koszty, niż przychody. Myślę, że rozpocznę moją przygodę od zbudowania własnych „hurtowni” danych (szczególnie w przypadku danych zewnętrznych). Czas aby słowa: parametr, miara, słownik itd. częściej były wypowiadane przez analityków ...

Chciałbym aby relacja 30 % SOA / 70% „błoto” była w moim przypadku odwrotna. Uważam, że podejście SOA stanowi drogę, po której kroczą najlepsi w branży. Z pewnością warto wkroczyć na taką drogę, zbliżając się powoli do "optimum", o którym każdy analityk pewnie "pod skórą czuje", że istnieje.

Dziękuje Panie Krzysztofie za wywołanie u mnie „niesmaku” do architektury „bałaganu”.

Koniec cytatu mojego słuchacza.

Pierwsze wnioski

Nie jest to jedyna wypowiedź. Dysponuję innymi. Mam np. jedną wypowiedź krytyczną o zajęciach (w duchu konstruktywnym :) ) osoby nie tylko krytycznej, ale bardzo kompetentnej, w której pada jednak zdanie (zapewne na pociechę) o naszym  „nowym podejściu”.

A więc to rozstrzyga! Nasz odcisk palca, to nie pokazywanie nawet najbardziej nieznanych skrótów klawiszowych, funkcji i funkcjonalności. Bez tego daje się żyć. Można przecież to zawsze wyszperać w ogromnej bibliotece excelowej. W księgarniach tradycyjnych, internetowych i w bazach wiedzy.

Nasze pierwsze doświadczenie jest takie, że im wyższy poziom wiedzy i umiejętności analizy prezentował uczestnik, tym szybciej i pełniej doceniał nasze „nowe podejście”.

To, czego brakuje, to wizja procesu informatycznego skonstruowanego w środowisku informatycznym  – z integralnym składnikiem – Excelem. 

To podejście: architektura „optymalna”, której konkretną propozycję sformułowaliśmy i którą ćwiczymy na zajęciach - zostało zgodnie przyjęte, jako "nowe".

Myśmy tak właśnie to widzieli. Jeśli byśmy się zniechęcali wypowiedziami recenzentów *, to nasi uczestnicy nie to, że nas uspokoili. Oni nas zobowiązali, żeby to podejście przedstawiać, rozwijać i doskonalić.

Musimy nauczyć naszych słuchaczy nie – Excela, VBA lub SQLa. Musimy ich nauczyć podejścia, jak organizować te i inne narzędzia i umiejętności - w proces analizy umieszczony w „optymalnej” architekturze środowiska informatycznego. Wiecie jakiej. SOA. :)

Zakończenie: Podejście procesowe

Podejście „procesowe” do analizy w Excelu wymaga wypracowania:

1) koncepcji tego procesu (co się będzie kryło pod „dwoma kliknięciami”),
2) architektury środowiska: (kluczowe składniki i ich wzajemne relacje, z Excelem, integralnym składnikiem środowiska a nie marginalizowanym wyrzutkiem) ,
3) założeń działania na platformie analizy, by ten proces realizować i wykorzystać jego atuty (kompetencje analizy na platformie)

Jeśli uważnie przeanalizujemy te warunki, stanie się oczywiste, że żaden specjalista BI, informatyk ani pyszny z powodu swoich kompetencji ale bezmyślny metodologicznie power – user nie pomoże analitykowi. Analityk musi sam sobie pomóc.

Edycja II studiów trwa. Będziemy raportować.

-------------------------------------------------------------------------------------

* ”Poganie” czyli:

·        tzn. „profesjonaliści” spod znaku BI – czyli:

o   konsultanci,

o   prezenterzy na pokazach perswazyjnych o wyższości BI nad resztą świata,

o   informatycy

·        oraz różne osoby dumne z powodu przebywania w tak wytwornym towarzystwie, zwani w literaturze wdzięcznym terminem „pożyteczni idioci”

a nawet

·        inne trolle z cenzusem i z profesjonalnymi profilami, 

z    z których niektórzy, co bardziej zawzięci przedstawiciele, sprowokowani lub nie, wykazują zadziwiającą agresję posuwając się do szczawiowej frazy(„kłamstwo i pie…!”), okazując pogardę („fałszywy specjalista”) lub lekceważenie („wynalazek koła”). 

E jak entropia

Część 1 –Excelioza czy BI?

Motto:

A kapusta rzecze smutnie:

"Moi drodzy, po co kłótnie,

Po co wasze swary głupie,

Wnet i tak zginiemy w zupie!"

Jan Brzechwa

IDEA. Trzecia litera. IDE…

Dzień dobry. Dawno mnie nie było w tym cyklu. Bywałem w różnych miejscach, ale z tematem wiążą się tylko takie, dzięki którym mam teraz większą motywację, żeby go kontynuować.

Historię zacząłem i nie kończę, a tymczasem nasi konkurenci ideowi, specjaliści BI piszą tak:

Korzyści z BI w odniesieniu do zadań realizowanych w controllingu

„BI eliminuje praktycznie wszystkie problemy (!!! Wykrzyknik mój) związane z konsolidowaniem rozproszonych źródeł danych, gdyż gromadzi je w jednym miejscu i przetwarza bezpośrednio na użytek działań analitycznych oraz planowania i kontroli (podkreślenie moje).

W tłumaczeniu na polski:

„przetwarza na tablice i widoki (w najlepszym wypadku) lub na „raporty” zaśmiecone niepotrzebnymi znakami, liniami i innymi ozdobnikami, które czym prędzej „eksportujemy” do Excela, a najczęściej po prostu wklejamy i żmudnie przerabiamy któryś raz z rzędu na postać przydatną do analizy.”

A dalej …

„… controller (…) pełni funkcję doradcy menedżera (członka Zarządu,dyrektora domeny biznesowej itp.), wspierając go rzetelnymi informacjami zarządczymi tworzonymi z wykorzystaniem dostępnych narzędzi …”.

Tłumacząc na polski:

„wspierając go rzetelnymi informacjami zarządczymi uzyskanymi w Excelu przy pomocy funkcji Wyszukaj.Pionowo(), Fragment.Tekstu() i Jeżeli().

Oj, ale się nam konkurenci rozdokazywali! Trzeba dać odpór.

Wracamy do gry!

Entropia

Nie będę tego objaśniał. To tylko taki ozdobnik graficzny. Żebyście wiedzieli, że to poważna sprawa. No, bo to są całki. Pamiętacie?

Prawo natury mówi, że entropia się zwiększa. I doświadczenie to potwierdza.

Bo entropia, to uczona nazwa chaosu. Chaos. Nazwa mitologiczna. Doszło więc już do tego, że panowie uczeni napisali wzory na chaos. Ja byłem naprawdę oszczędny. Bo tych wzorów jest mnóstwo. Ja tylko tak, na postrach, jeden.

Artur Bloch, w książce „Kolejne prawa Murphy’ego” podaje bardziej przystępne …

Prawo Entropii (podobno Schopenhauera)

Jeśli łyżkę wina wlejesz do gnoju, to będziesz miał gnój.

Jeśli łyżkę gnoju wlejesz do wina, to będziesz miał gnój.

Wiemy więc, czego możemy się spodziewać. Jakie jest więc nasze zadanie? Jeśli jesteśmy ambitni, jeśli chcemy zostać profesjonalistami, musimy nauczyć się temu przeciwstawiać.

Użytkownik zaawansowany a profesjonalista

Czym się różni wiele umiejący, zaawansowany użytkownik Excela od profesjonalisty? Właśnie tym. Że jak spojrzycie na skoroszyt, dumnie przez niego prezentowany, to tylko siąść i płakać.

A zawiera on naprawdę niezwykle subtelne i unikalne wyliczenia trzeciej opcji wyliczanej rekurencyjnie według modelu Blacka-Scholesa dla wklejonych do tabelki szeregów czasowych za ostatnie 3 lata. Uwzględnia fluktuację geometryczną Browna, symuluje okresowe nieprawidłowości. I pozwala wyznaczyć minimalną strategię redukcji ryzyka.

Model godny profesora i maklera z czerwonymi szelkami w jednej osobie, czyli kandydata na prawdziwą gwiazdę mediów. A skoroszyt? Entropia – Gigant. Czyli bałagan, jak w koszarach w sobotę, gdy oficerowie poszli do domu.

Ale wyrażajmy się ściśle. Jeśli nie  będziemy się przeciwstawiać, zadziała Ringwalda Prawo geometrii…

zmodyfikowane (przez Lisa) jako ….

Lisa prawo rosnącego chaosu w skoroszycie

Każdy, własnoręcznie przez nas wstukany skoroszyt, w którym jest więcej, niż cztery arkusze, po piętnastu dniach będzie się nam jawił, jakby go stworzył ktoś inny, bardzo nam nieżyczliwy, złośliwy nieznajomy o dziwnych nawykach.

Profesjonalista ma w pamięci prawo Blocha, Ringwalda, Schopenhauera, Lisa e tutti quanti.  Albo nie zawraca sobie tym głowy, ale … zachowuje dyscyplinę.

- Ja to wszystko nabałaganiłem?

To najczęstsza myśl zaawansowanego użytkownika, który wraca z wakacji w świetnym humorze, odprężony a …. szef stoi nad nim z hamowaną wściekłością w oczach. Bo nikt nie potrafił obliczyć wskaźnika płynności. Coś się psuło i zamiast wskaźnika wychodził płotek (#####).

Cała praca zaczyna się od początku, no może z wyjątkiem wstukiwania na nowo niektórych napisów. Ale sposób obliczeń, miejsce wstawiania parametrów, metoda modyfikacji formuł, sposób korzystania z danych za dany okres?

Czarna dziura.

- Zaraz, zaraz, jak to było? Ten wzór – skąd ja go wziąłem? Z Internetu, z książki, czy z notatek? Czego ten szef się przyczepił, nie umiem tak myśleć pod presją. Uwaga! Uśmiech!

            - Tak, szefie, zaraz wszystko będzie działać, jak w zegarku, niech Pan mi da 15 minut, OK?

Excel jest platformą budowy modelu analitycznego. Prawie nieskończenie elastyczną. Bardziej elastyczną, niż papier, który przecież „wszystko przyjmie”.

Tutaj wystarczy wpisać liczbę, potem wskazać ją innej komórce i podać przepis, co z nią zrobić. Od tej chwili wszystko działa. Niezależnie od tego, czy to jeszcze potrzebne, czy nie. Czy to aktualne. I czy w komórce źródłowej jest jeszcze liczba, czy może wstawiliśmy tam przez pomyłkę imię pracownika. Albo zero, gdy przepis przewidywał wstawienie tej liczby do mianownika ułamka.

Możliwość wiązania ze sobą komórek w skomplikowane zależności staje się natychmiast powodem do odwołania się do komórki A z komórki B, a do komórki B z komórki C. I tak dalej. Aż do powstania arkusza, niczym talerz spaghetti. Tyle, że bez smaku i zapachu właściwego temu wspaniałemu daniu. Chyba, że po tygodniu. Brrr!

Po co ja to wszystko opisuję? Przecież każdy to zna i przeżył dziesiątki razy. Bo nie wie, jak sobie z tym poradzić.

Opisuję to dlatego, żeby przygotować grunt do obrony przed ciężkimi zarzutami wytaczanymi przeciw Excelowi przede wszystkim przez firmy dostarczające produkty Business Intelligence.

Zarzut w stosunku do platformy Excela

„Utrzymywanie modeli analitycznych w Excelu prowadzi do nieudokumentowanego bałaganu, nad którym nikt nie panuje i grozi nieobliczalnymi konsekwencjami utraty danych i informacji a nawet utraty wypracowanej żmudnie metody przetwarzania danych w informacje.”

Takie mniej więcej ostrzeżenia kierują pod adresem platformy Excela ludzie, którzy udowadniają, że BI jest dobry na wszystko. Ale takiej piosenki jeszcze nikt nie napisał. Co najwyżej kilka pseudonaukowych artykułów.

Czy to prawda? Jest jeszcze gorzej. Nie tylko prawdą jest, że to prowadzi do bałaganu. Ten bałagan jest faktem powszechnym. Piewcy BI nie mówią tylko, że ten bałagan jest taki sam w firmach, które nie mają BI, jak i w firmach, które BI mają. Dlaczego? Patrz poprzednie wpisy. Zwłaszcza wpis

Wstęp. Do czego służy Excel?

Prawo powszechnej exceliozy Lisa-Witalisa ...
... mówi wyraźnie:

Wszyscy i tak skończymy w … Excelu.

Skoro przed Excelem nie ma ucieczki trzeba się z tym pogodzić.

Ale zarzut o bałagan jest skierowany pod niewłaściwym adresem. To trochę tak, jak by mieć pretensję do plaży, że tak naśmiecili plażowicze. Albo do warsztatu, że narzędzia nie poukładane.

Producenci BI oferują nam porządek i bezpieczeństwo ale zabierają swobodę, elastyczność i szybkość zmian w rytm życia przedsiębiorstwa.

Próbują rozwiązać kwadraturę koła. Im większe bezpieczeństwo i porządek, tym mniejsza elastyczność, zdolność do przystosowania się.

A niewłaściwa architektura, organizacja, przydział uprawnień i toporność funkcji naśladujących Excela dopełniają reszty. Zamiast huśtawki montują nam szubienicę. Ale nie odbiegajmy od tematu. O architekturze (A – ostatnia litera) będzie w następnych odcinkach.

Nie będę pytał, co wybieracie. Bo wiem. Zawsze wybieracie te trzy ostatnie cechy. Kosztem pierwszych dwóch. Zawsze wybieracie Excela.

To nie jest problem wyboru. To zagadnienie rozwiązania problemu bezpieczeństwa i porządku przy zachowaniu swobody działania. Bez tej swobody nie ma w ogóle odpowiednio pełnej, aktualnej informacji. Na czas. I  - właściwego zarządzania.

Skoro nie mamy problemu wyboru, trzeba się zastanowić, jak wyeliminować wady platformy Excela a nie, jak ją zastąpić.

I o tym będzie w następnym odcinku.