Excel dla ambitnych. Co to znaczy?
W tym odcinku postawimy problem profesjonalizmu w użytkowaniu Excela.
Microsoft sprzedał dotąd miliony pudełek. Jeszcze niedawno był firmą szybko rozwijającą się i jedną z najbardziej innowacyjnych. Teraz passa pomału się kończy.
Ale Excela ciągle użytkują miliony użytkowników na całym świecie. Wykorzystując mniej niż 1 % jego funkcji. Zaawansowany analityk, pracujący od kilku lat w Excelu i przygotowujący przy jego pomocy raporty dla swoich szefów, wykorzystuje go w większym stopniu.
Jednak zdecydowana mniejszość - profesjonalnie. Jak to w życiu. Prawdziwy profesjonalizm, w każdej dziedzinie - to rzadkość. Nic w tym niezwykłego. A ambitny użytkownik Excela, dla którego ten program jest ciągle najważniejszym narzędziem pracy, to taki, który ma ambicję pracować najlepiej, jak to możliwe. Profesjonalnie.
Mam wizję takiego profesjonalizmu. Chcę ją na tym blogu przedstawić.
Wprowadzenie do problematyki Excela dla ambitnych, pierwszy cykl, nosi tytuł:
Cztery oblicza profesjonalizmu
Dzisiaj część pierwsza.
Na początek omówmy dla porządku sprawy ważne, ale którymi nie będziemy się szerzej zajmowali na tym blogu.
Pierwsze, „światowidowe” oblicze: „Jak cię widzą, tak cię piszą”
Wiadomo, że pierwsze wrażenie jest najważniejsze.
To banał.
Kiedy idziemy z pierwszą wizytą, ubieramy się starannie, bierzemy kwiaty, wino, ćwiczymy formułki grzecznościowe, które wypowiemy, wzbudzając ciepłe uczucia sympatii. Przecież naprawdę jesteśmy sympatyczni. Naprawdę lubimy gospodarza i chcemy mu to okazać. Im lepiej, im bardziej przekonująco to zrobimy, tym prawdziwiej się zaprezentujemy.
Czy może prawdziwsze będzie, gdy nie zmienimy koszuli i zamiast "Bardzo mi przyjemnie", wymamroczemy coś niewyraźnie i usiądziemy czym prędzej w obecności stojącej gospodyni?
Będziemy tłumaczyć, że to nieważne? „Bo my są uczciwi i dajemy na tacę” ? A co tam jakieś hipokryzje!
Takie gadanie wychodzi chyba z mody, nawet w tych dziwnych, postmodernistycznych czasach, prawda?
A teraz zastanówmy się chwilę.
Wyobraźmy sobie człowieka, który pracując w Excelu trzy lata, po pięć godzin dziennie, nie potrafi posumować szybko standardowej tabelki z liczbami.
Ależ oczywiście. Klika błyskawicznie myszką. I udaje mu się posumować tabelkę, zawierającą, powiedzmy, czterdzieści wierszy i dwanaście kolumn.
Przy okazji, ze dwa razy myszka mu się omsknie. Jak tabelka ma sto wierszy, zaczyna być problem. A jak tysiąc? Excel 2007 może przechowywać do miliona wierszy. Skoro można przechowywać, to czasem będzie trzeba zsumować, prawda?
Każdy klika myszką. Prawie każdy robi to sprawnie. To żadna nowość. Przeciętny obserwator prawdopodobnie nie zwróci uwagi, jak „zaawansowany” użytkownik miota się z myszką i sumuje, sumuje, sumuje. A czas biegnie. Ale prawdziwy profesjonalista już wie. Ma do czynienia ze sprawnym samoukiem. Takim, jakich tysiące. Z żadnym profesjonalistą.
Być może jego znajomość zawodu i narzędzi jest wyższa niż przeciętna. Być może spędził wiele tygodni nad sprytnymi, unikalnymi formułami. Jego raporty są czytelne i wiarygodne. Oddaje je na czas i potrafi przekazać ich treść. Potrafi nawet przekazać zasady budowy i modyfikacji koledze, na czas urlopu.
Stara się być profesjonalny i rzetelny.
Ale co na pierwszy rzut oka dostrzeże prawdziwy profesjonalista?
„Myszkoholika”, który wykłada się na najprostszym, manualnym zadaniu. Niczym nie wyróżniającego się samouka, jakich wielu.
Nasz excelista, dumny z biegłości, poniósł więc na początku pierwszą porażkę, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Swoją wiedzę i osiągnięcia będzie teraz oczywiście „sprzedawał”, ale zaczynając jakby z niższego poziomu, mozolnie odrabiając początkowe straty.
A teraz wyobraźmy sobie sytuację odwrotną. Jesteśmy na jakimś pokazie, na którym trzeba przedstawić i omówić kilka raportów w Excelu. Pokazie, połączonym z budowaniem tych raportów na żywo. I w tym celu wykonać ad hoc sumowanie tabelki, zawierającej, powiedzmy, piętnaście tysięcy wierszy i czterdzieści kolumn.
Wchodzi młody, schludnie ubrany człowiek. Mówi do rzeczy, ale nic specjalnego. Normalka. Natomiast przyciąga naszą uwagę niespotykana sprawność, swoboda i lekkość posługiwania się Excelem podczas pokazu.
Posługuje się całą klawiaturą. I myszką. Nie odwrotnie.
Zrobił podsumowanie tabeli poziomo, pionowo i w dolnym prawym rogu, prawie niezauważalnie. Pokazał za chwilę wiersz sumowania, zaznaczył go, pogrubił i pochylił czcionkę. Następnie utworzył hierarchię wierszy, tak zwane „plusiki”, które można kliknąć myszką i odsłonić/zasłonić wiersze – składniki sumy.
Konkretniej: sumę wszystkich liczb zawartych w tabeli wykonał czterema ruchami. Ale zrobił to tak szybko, że wszyscy patrzyli, jak urzeczeni. Te cztery ruchy zawsze działają. Bez względu na liczbę wierszy i kolumn.
Lekkim, prawie niezauważalnym skinieniem palców, sformatował liczby w tej tabelce jednym z sześciu formatów. Ulubionym formatem analityków i księgowych: dwa miejsca po przecinku, grupy cyfr po trzy przed przecinkiem, przedzielone spacją.
Cały czas omawiał meritum sprawy. Ale to docierało do niektórych, szczególnie zainteresowanych trudną sytuacją firmy na rynku. Było jednak parę osób, które potrafiły docenić jego profesjonalizm. To jego przełożeni, profesjonaliści. Żartem dodam – nasi absolwenci.
No i jego koledzy, samoucy, którzy dobrze wiedzieli, że takiego pokazu nie byliby w stanie przeprowadzić. Ponieważ nie ma sposobu, żeby takie czynności przeprowadzić myszką. I oni przynajmniej to wiedzą.
Jeśli jacyś „zaawansowani samoucy” nie znali go bliżej, to jak im się będzie jawił ów prelegent przez najbliższy czas? Jako guru Excela. Będą go mijać z szacunkiem, uśmiechając się trochę uniżenie i z zazdrością w sercu.
Tymczasem nie ma czego zazdrościć.
Trzeba tylko zdać sobie sprawę z kilku rzeczy.
Profesjonalna formacja opiera się na trzech filarach: wiedzy, umiejętności i biegłości.
Żeby wiedzieć, wystarczy przejrzeć jedną z wielu tabel ze skrótami klawiszowymi.
Ale to za mało. Trzeba te skróty uruchomić. Trzeba zbudować z tych skrótów – „słów”, „zdania języka celowych czynności”. Trzeba wiedzieć, po co te skróty i jaką ja odniosę z nich korzyść.
Nie ma sensu uczyć się wszystkich skrótów. Tylko tych, które będę używał codziennie. Inaczej zaraz zaponę
Tak rodzi się umiejętność. Najpierw kulawa, niezdarna, nawet mniej sprawna od szybkiego, jak seria z karabinu maszynowego, klikania myszą. Ale nie za cenę tępego powtarzania tego klikania i ryzyka, że się nie uda i trzeba będzie klikać od początku.
Elementarna cierpliwość i wytrwałość rodzi biegłość. Wcale nie trzeba dużo tej wytrwałości. Jeśli już posiedliśmy umiejętność niepewnego, żmudnego, powolnego skladania kilku skrótów klawiszowych w sekwencję czynności prowadzącą do podsumowania miliona komórek, wystarczy pięć minut przy porannej kawie. I po paru dniach zaczniemy to robić machinalnie. Niepoprawnie, ale powszechniej mówimy, że robimy to automatycznie.
I tak pojęta automatyzacja pracy w Excelu jest pierwszym znamieniem profesjonalizmu. Widocznego na pierwszy rzut oka.
Zgadnijcie, ilu „zaawansowanych” użytkowników Excela nosi takie piętno profesjonaizmu? 1%? Chyba mniej. Wiem, co mówię. I nie mówię o przeciętnych użytkownikach, dla których posumowanie tabelki, to już sukces.
A piętno profesjonalizmu trudniej już będzie stracić. Zanim odkryją, że niewiele więcej umiemy, będą myśleli, że musimy wiedzieć wszystko. Taka jest siła pierwszego wrażenia.
A wcale nie trzeba go tracić. Jeśli nie spoczniemy na laurach i nie zaczniemy korzystać z niezasłużonej jeszcze do końca sławy profesjonalisty. Ale o tym – następnych odcinkach.
